Wichtige Fristen und Termine für die Lohnabrechnung
Katerstimmung nach Betriebsfeiern: Wenn teure Feiern noch teurer werden
Das neue Jahr hat begonnen und die alljährlichen Betriebsweihnachtsfeiern liegen nur einige Wochen zurück. Damit hier keine Katerstimmung einkehrt, sollten Arbeitgeber und Lohnbuchhalter achtsam sein und spätestens jetzt an die richtige steuerliche Behandlung denken.
Zuwendungen eines Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen sind lohnsteuerfrei, soweit sie je teilnehmendem Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung 110 Euro nicht übersteigen. Der Freibetrag kann aber nur für zwei Betriebsveranstaltungen jährlich beansprucht werden.
Lohnsteuer kann pauschaliert werden
Liegen die Kosten je Mitarbeiter über 110 Euro oder werden mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr durchgeführt, ergeben sich für den Mitarbeiter steuerpflichtige geldwerte Vorteile. Diese können auch nicht durch die monatliche Sachbezugsgrenze in Höhe von 50 Euro aufgefangen werden, sondern müssen grundsätzlich versteuert werden. Auch der Übertrag eines nicht ausgenutzten Freibetrags auf eine andere Veranstaltung ist leider nicht möglich. Damit dem Mitarbeiter der Steuerabzug jedoch erspart bleibt, kann der Arbeitgeber die Vorteile pauschal versteuern und die Pauschsteuer von 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer übernehmen.
Verspätete Pauschalierung führt zu Beitragspflicht – Mehr als 70 Prozent on top
Wird die Lohnsteuer für die Vorteile aus einer Betriebsveranstaltung pauschaliert, fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an, vorausgesetzt, die Pauschsteuer wird vom Arbeitgeber zeitnah im Lohnabrechnungszeitraum der Leistung erhoben und gezahlt. Wenn eine Lohnsteuerpauschalierung hingegen erst im Rahmen einer Betriebsprüfung vorgenommen werden soll, entfällt die Sozialversicherungsfreiheit. Die bloße Möglichkeit der pauschalen Besteuerung reicht für die Beitragsfreiheit nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht aus, sie muss tatsächlich und mit der Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Diese seit 2016 geltende Regelung hat das Bundessozialgericht (BSG) in seinem Urteil vom 23. April 2024 (B 12 BA 3/22 R) nicht nur bestätigt, sondern noch verschärft. Nachträglich pauschalierte geldwerte Vorteile für Betriebsveranstaltungen sind nach der Auffassung des BSG beitragspflichtig. Das bedeutet: mehr als 42 Prozent an Sozialbeiträgen on top.
Billigkeitsregelung derzeit unsicher
Bisher haben die Sozialversicherungsträger eine kleine Schonfrist gewährt. Die Sozialversicherungsfreiheit blieb erhalten, wenn die Pauschalierung bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres (Abgabefrist der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung) nachgeholt wurde. Bis zu diesem Zeitpunkt ist eine lohnsteuerpflichtige Behandlung von Arbeitsentgeltbestandteilen durch den Arbeitgeber noch zulässig und das Sozialrecht folgte insoweit dem Steuerrecht. Es bleibt zu hoffen, dass die Sozialversicherungsträger auch nach dem aktuellen BSG-Urteil die Billigkeitsregelung beibehalten.
Tipp: Arbeitgeber und Lohnbuchhalter sollten prüfen, ob geldwerte Vorteile aus Betriebsveranstaltungen, aber auch pauschalierungsfähige Verpflegungsmehraufwendungen sowie Erholungsbeihilfen korrekt im Lohnabrechnungszeitraum der Leistung pauschal versteuert wurden bzw. diese vor der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung für 2024, spätestens bis zum 28. Februar 2025 nachzuholen. Bei einer späteren Pauschalierung fallen Sozialversicherungsbeiträge an, wobei der Arbeitgeber regelmäßig sowohl den Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmeranteil zu tragen hat.
Erneute Initialmeldung bis 31. Mai 2025 notwendig
Hintergrund Unternehmensbasisdatenregister
Das sich im Aufbau befindende Basisregister für Unternehmen schafft erstmals die Möglichkeit, Unternehmensdaten an einer zentralen Stelle abzurufen. Das Basisregister speichert zentral die Stammdaten aller Unternehmen einschließlich ausgewählter Identifikationsnummern anderer Register und führt eine eindeutige bundeseinheitliche Wirtschafts-Identifikationsnummer ein.
Damit das Statistische Bundesamt für das Unternehmensbasisdatenregister alle einem Unternehmen zugehörigen Betriebsnummern korrekt erfassen kann, müssen die Betriebsnummern und die Unternehmensnummern miteinander verknüpft werden.
Betriebsnummer für die Sozialversicherung
Die achtstellige Betriebsnummer dient der eindeutigen Identifizierung des einzelnen Beschäftigungsbetriebs in den Systemen aller Sozialversicherungsträger. Diese wird benötigt, damit Arbeitgeber unter anderem Meldungen für sozialversicherungspflichtige Beschäftigte vornehmen können.
Seit Januar 2024 ist die Unternehmensnummer Teil der betrieblichen Angaben. Sie muss bei der Antragstellung auf die Betriebsnummer angegeben werden. Im Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) ist die Unternehmensnummer oder ihre Änderung ebenfalls zu übermitteln.
Unternehmensnummer von der Unfallkasse
Die Unternehmensnummer ist eine eindeutige Nummer, die von der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse vergeben wird und zur Identifikation eines Unternehmens dient. Die ersten zwölf Ziffern bilden die Unternehmernummer ab, die jeder Unternehmer bei erstmaliger Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit von der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallversicherung erhält. Die Unternehmernummer bleibt dauerhaft bestehen. Auf die Unternehmernummer folgt eine Erweiterung um drei Endziffern, die für ein oder mehrere Unternehmen des Inhabers vergeben werden. Zusammen ergeben die Unternehmernummer und die Erweiterung dann die Unternehmensnummer.
Erneute Initialmeldung bis 31. Mai 2025 erforderlich
Für die korrekte Erfassung der Daten im Unternehmensbasisdatenregister muss die Unternehmensnummer mit der Betriebsnummer gekoppelt werden. Für bereits bestehende Unternehmen war von allen Arbeitgebern bis zum 31. Mai 2024 eine sogenannte Initialmeldung an die Bundesagentur für Arbeit abzugeben. Da bis zum Stichtag 31. Mai 2024 mehr als 25 Prozent der erwarteten Initialmeldungen fehlten, müssen alle Arbeitgeber die Initialmeldung bis zum 31. Mai 2025 erneut abgeben. Dies gilt auch für Arbeitgeber, die bereits eine Initialmeldung abgegeben haben. Die Meldung erfolgt automatisiert mit dem Abgabegrund „09“.
Automatisierte Unterstützung
Entgeltabrechnungsprogramme unterstützen die Arbeitgeber durch eine technische Zuordnung der zugehörigen Unternehmensnummer zur Betriebsnummer. Arbeitgeber, die Ausfüllhilfen wie das SV-Meldeportal nutzen, müssen die Initialmeldung aktiv abgeben, da hier keine automatisierte Unterstützung erfolgt.
Hinweise zur Initialmeldung
Weitere Informationen zur Initialmeldung finden Arbeitgeber im „Handbuch zu elektronischen Änderungs- und Bestandsmeldungen“ der Bundesagentur für Arbeit. Hier sind auch Hinweise zu finden, für welche Betriebsnummern Initialmeldungen abgegeben werden müssen und wie parallele Änderungen an den übrigen betrieblichen Stammdaten zu melden sind.
