Viele Unternehmen sind über die Grenzen hinweg in anderen Staaten unternehmerisch tätig. Eine Vielzahl von Unternehmen erwirbt aber auch nur Waren oder bezieht Leistungen im Ausland, ohne dass das Unternehmen selbst in diesem ausländischen Staat umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbringt. Im letzteren Fall ist in dem jeweiligen Land keine Registrierung für umsatzsteuerliche Zwecke erforderlich.

Vorsteuervergütungsverfahren zur Erstattung der Vorsteuer

Damit die für die bezogenen Lieferungen und Leistungen in Rechnung gestellte ausländische Umsatzsteuer das Unternehmen wirtschaftlich nicht belastet, kann die Vorsteuer regelmäßig im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens erstattet werden. Dabei ist für jedes Land ein gesonderter Vergütungsantrag erforderlich. Wie das eigentliche Vorsteuer-Vergütungsverfahren abläuft, hängt davon ab, ob es sich um einen EU-Staat handelt oder nicht. Innerhalb der Europäischen Union gilt ein elektronisches Erstattungsverfahren. Unternehmer haben für Rechnungen aus 2023 noch bis zum 30. September 2024 Zeit.

Vorsteuervergütungsverfahren mit Drittländern: Ausschlussfrist beachten

Vergütungsanträge gegenüber Staaten außerhalb der Europäischen Union (Drittstaaten) sind dagegen schriftlich einzureichen und für Erstattungsanträge für 2023 verbleibt auch nur noch wenig Zeit: Am 30. Juni 2024 ist Fristablauf. Dabei handelt es sich um eine Ausschlussfrist, d. h., es gibt keine Verlängerungsmöglichkeit.

Vorsteuervergütung nicht mit allen Drittländern

Die Vergütung der Vorsteuern erfolgt nur von Ländern, mit denen ein Abkommen auf Gegenseitigkeit besteht. Das sind Länder, für deren Unternehmer im Gegenzug auch Deutschland die Vorsteuern vergütet. Das Bundesfinanzministerium hat ein Verzeichnis der Drittstaaten veröffentlicht, mit denen Gegenseitigkeit gegeben ist. Keine Vorsteuervergütung ist beispielsweise mit Brasilien, Indien, Mexiko, Russland und der Türkei vereinbart.

Besonderheiten bei sonstigen Leistungen beachten

Auch für sonstige Leistungen, bei denen nicht der leistende Unternehmer, sondern der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet, z. B. bei Beratungsleistungen eines schweizerischen Unternehmers, gibt es kein Vorsteuervergütungsverfahren. In diesen Fällen ist der Leistungsempfänger in Deutschland verpflichtet, die Umsatzsteuer in Deutschland anzumelden. Er darf dann aber auch die Vorsteuer im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldungen geltend machen.

Anträge sind schriftlich zu stellen

Die Anträge auf Erstattung der Umsatzsteuer aus Drittstaaten sind in der Regel schriftlich auf dem Postweg an die jeweilige Finanzbehörde im Ausland zu stellen. Die ausländischen Finanzbehörden stellen hierfür in der Regel eigene Antragsvordrucke in ihrer Landessprache zur Verfügung. Einige Staaten bestehen auf deren Verwendung. Den Anträgen sind die Originalrechnungen beizufügen. Für die fristgerechte Beantragung ist die Dauer des Postweges zu beachten, die bis zu 14 Tage beanspruchen kann.

Hinweis: Das Bundeszentralamt für Steuern ist in diesem Erstattungsverfahren nur für die ausländischen Unternehmen, die deutsche Vorsteuer erstattet bekommen, zuständig.

Unternehmereigenschaft ist nachzuweisen

Mit der Unternehmerbescheinigung USt 1 TN können Unternehmer im Vorsteuervergütungsverfahren gegenüber Drittstaaten ihre Unternehmereigenschaft nachweisen. Die Bescheinigung stellt das zuständige Finanzamt aus. Die Bescheinigung kann für das Vorsteuervergütungsverfahren genutzt werden; sie ist ein Jahr ab dem Ausstellungsdatum gültig.

Großbritannien gehört – grundsätzlich – zum Drittland

Für das Vorsteuervergütungsverfahren in Großbritannien gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Aufgrund des Brexit wurde die Mitgliedschaft Großbritanniens in der Europäischen Union mit Ablauf des 31. Januar 2020 beendet. Für die Umsatzsteuer schloss sich bis Ende 2020 ein Übergangszeitraum an, in dem das Mehrwertsteuerrecht der EU weiterhin Anwendung fand.

Seit dem 1. Januar 2021 gilt Großbritannien als Drittlandsgebiet. Vorsteuerbeträge, die ab Januar 2021 anfallen, können daher grundsätzlich nur noch auf der Grundlage der Gegenseitigkeit mit dem Vereinigten Königreich von Großbritannien zurückgefordert werden. Anträge sind zwingend über GOV.UK zu stellen.

Besonderheiten ergeben sich bei Nordirland, für das gemäß einem Sonderprotokoll die Regelungen zur Erstattung der Vorsteuer von in der EU ansässigen Unternehmen fortgelten. Dies gilt jedoch nur bezüglich der Warenlieferungen von und nach Nordirland. Für sonstige Leistungen wird Nordirland hingegen als Drittland behandelt.

Der Vergütungsantrag muss einen Zeitraum von mindestens drei Monaten umfassen. Der maximale Vergütungszeitraum umfasst den Zeitraum eines Jahres vom 1. Juli bis zum 30. Juni des Folgejahres (prescribed year). Es ist somit im Vorsteuervergütungsverfahren mit Großbritannien ein abweichendes Wirtschaftsjahr zu berücksichtigen. Für Vorsteuervergütungsanträge in Großbritannien gelten die folgenden Fristen:

• Zeitraum: 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2024 – Ausschlussfrist: 31. Dezember 2024
• Zeitraum: 1. Juli 2024 bis 30. Juni 2025 – Ausschlussfrist: 31. Dezember 2025