Die Krankenhäuser in Deutschland befinden sich in einer wirtschaftlich prekären Lage. Das hat mitunter gravierende Folgen, wie nicht erst in der aktuellen Corona-Pandemie sichtbar wird. Angesichts von Insolvenzgefahr, Fachkräftemangel und allgemeiner Überlastung des Personals ist ein effizienter Umgang mit den eigenen Ressourcen unverzichtbar. Aus diesem Grund haben ETL WRG und die eurodata comesio GmbH mit dem Personal Controlling Portal (PCP) ein digitales Tool entwickelt, damit Krankenhäuser ihre Personalplanung optimieren können.

Im neu erschienenen Lünendonk − Handbuch Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung 2022 widmet das renommierte Fachmagazin des Beratungs- und Marktforschungsunternehmens Lünendonk & Hossenfelder dem PCP und seinen Leistungen einen ausführlichen Artikel. Wir haben aus diesem Anlass ein Interview mit mit Carsten Schäfer geführt. Er ist Geschäftsführer der ETL WRG Consulting und maßgeblich an der Entwicklung des PCP beteiligt.

Was ist das Personal Controlling Portal (PCP) und mit welcher Zielsetzung haben Sie es entwickelt?

Zu sagen, dass es eine digitale Anwendung zur Optimierung von Controlling-Prozessen im Personalmanagement von Krankenhäusern ist, klingt noch sehr abstrakt.
Einfach gesprochen kann eine Personalabteilung eines Krankenhauses mit dem PCP mittels einer automatischen Datensammlung den leistungs- und erlösbezogenen Personalbedarf jederzeit ohne zusätzlichen Aufwand ermitteln.
Ich kann damit jeden Monat für jede Abteilung und Kostenstelle den bedarfsgerechten Personaleinsatz monitoren und auch grafisch aufbereitet reporten − und zwar immer im Abgleich mit der Überstunden- und/oder Leiharbeitsentwicklung. Das Personalcontrolling eines Krankenhauses bekommt somit eine bedarfsgerechte Messlatte. Das gab es bis jetzt noch nicht und ermöglicht dem Personalcontrolling eine ganz neue Qualität.

Worin liegt der Vorteil gegenüber der „einfachen“ Personalbedarfsermittlung (PBE)?

Die einfache PBE ist bisher ein ganz schön aufwendig erstelltes Gutachten. Sie ermittelt eine Momentaufnahme − sozusagen ein Foto −, dessen Aussagekraft leider rasch an Aktualität und Akzeptanz verliert, da es in die Vergangenheit schaut. Das PCP-Tool macht aus dem „Foto“ (PBE) einen „Film“, der auch dynamisch Veränderungen in Organisation und Struktur von Abteilungen abbildet.
Es gibt einen automatisierten Datenimport, kein mühsames Dateneinsammeln mehr. Der monatliche Blick erlaubt es, ungewollte Trends frühzeitig zu erkennen, beispielsweise, wenn in der Unfallchirurgie die Überstunden und die Aufwendungen für Leihkräfte steigen, obwohl das Leistungsniveau nur bei 80 Prozent liegt. Früher wurde so etwas immer erst erkannt, wenn es zu spät war und man nicht mehr gegensteuern konnte.
Der Clou: Mit dem PCP kann auch die zukünftige Entwicklung simuliert werden. Sowohl für einzelne Abteilungen bei geplanten Leistungsveränderungen aber auch mittels Import einer eigens erstellten Planungsdatei (Leistungsplanung) z.B. für die Wirtschaftsplanung. Diese ist für Krankenhäuser ein aufwändiger und schwieriger Prozess. Mit dem PCP wird es zumindest für den großen Block des Personalaufwandes einfacher und besser.

Und inwiefern profitieren die Krankenhäuser vom PCP-Tool im Alltag?

Wir haben uns mittlerweile scheinbar daran gewöhnt, von Krankenhäusern in Insolvenzgefahr zu sprechen. Das darf es doch nicht sein! Gleichzeitig lesen und hören wir überall, dass in den Krankenhäusern nicht genügend Fachkräfte vorhanden sind. Damit verbietet es sich meines Erachtens, dass wertvolle Ressourcen verschwendet werden. Vielmehr müssen Anstrengungen unternommen werden, Ressourcen ziel- und leistungsgerecht einzusetzen. Das ist eine Steuerungsaufgabe, die mit dem PCP wesentlich leichter und besser wird, weil ich es jederzeit im Blick habe und nicht erst nach Jahren, wenn mal wieder Zeit und Geld für ein aufwändiges Gutachten vorhanden ist.
Mit dem PCP kann die Gegensteuerung bei Planabweichungen präventiv beginnen. Durch das Reporting nach Abteilungen werden die Leistungserbringer regelmäßig mit den Informationen versorgt, die sie sonst immer nur punktuell alle Jahre bei einem Gutachten bekommen haben. Der Austausch zwischen Leistungserbringern und Management wird somit kontinuierlich konstruktiv möglich und ist somit nicht mehr die stetig ungelöste Streitfrage. Ferner bietet die Simulation eine objektive Basis für künftige Entscheidungen. Mit dem PCP kann man eben „einfach steuern – digital!“