Nachhaltig Mobilität fördern und Mitarbeiter binden – diese zwei Ziele lassen sich für Arbeitgeber bei der Überlassung von E-Bikes an Mitarbeiter gut verbinden. Auch steuerlich gibt es dafür einige Anreize.

Umgangssprachlich wird der Begriff E-Bike gern für jede Art von Fahrrad mit elektrischer Unterstützung des Antriebs verwendet. Aus steuerlicher Sicht muss differenziert werden, ob es sich verkehrsrechtlich um ein Fahrrad oder ein Kraftfahrzeug handelt. Als Fahrräder gelten folgende Fahrzeuge:

• Fahrzeuge ohne jegliche Unterstützung,
• Fahrzeuge mit einer elektrischen Trethilfe mit einer maximalen Nenndauerleistung von 250 W, deren Unterstützung beim Erreichen einer Geschwindigkeit von 25 km/h unterbrochen wird,
• Fahrräder mit einer Anfahr- oder Schiebehilfe, die eine Geschwindigkeit von bis zu 6 km/h, auch ohne gleichzeitiges Treten oder Kurbeln des Fahrers, ermöglicht.

Hinweis: Elektrofahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25km/h unterstützt, gelten wie E-Scooter und E-Tretroller nicht als Fahrrad, sondern stets als Kraftfahrzeug. Die steuerliche Behandlung erfolgt in diesem Fall analog zum Pkw.

Zusätzlicher Arbeitslohn oder lieber Gehaltsumwandlung

Überlässt ein Arbeitgeber seinen Angestellten ein Fahrrad, das verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug einzustufen ist, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn für private Zwecke, bleibt dieser Vorteil lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Nutzen die Arbeitnehmer das Fahrrad auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, bleibt dieser Vorteil ebenfalls lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Viele Arbeitgeber überlassen die E-Bikes jedoch nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, sondern im Rahmen von Gehaltsumwandlungen. Oftmals haben die Arbeitgeber selbst die E-Bikes in solchen Fällen nur geleast. Bei Gehaltsumwandlungen gilt die Steuerfreiheit für die E-Bike-Überlassung nicht.

Demzufolge entsteht für die Privatnutzung des E-Bikes ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil, der nach der
1 %-Methode versteuert wird. Bei einer erstmaligen Überlassung nach dem 1. Januar 2020 wird der geldwerte Vorteil allerdings lediglich von einem Viertel des auf volle 100 Euro abgerundeten Bruttolistenpreises berechnet und nicht vom vollen Bruttolistenpreis.

Maßgebend ist dabei immer der Preis zum Zeitpunkt der erstmaligen Inbetriebnahme des Fahrrads. Auf den tatsächlichen Zeitpunkt der Anschaffung oder des Leasings kommt es nicht an. Nutzen die Arbeitnehmer das Fahrrad auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, ist dieser Vorteil mit der Versteuerung der Privatnutzung ebenfalls abgegolten. Auch wenn sich bei der Überlassung eines Fahrrades um einen Sachbezug handelt, ist die sogenannte Sachbezugsgrenze, wonach monatlich Sachbezüge bis maximal 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei sind, nicht anzuwenden.

Hinweis: Die Anwendung der Steuerbefreiung bzw. der geringeren Bemessungsgrundlage sind vorerst bis zum 31. Dezember 2030 begrenzt.

Handelt es sich beim Arbeitgeber um einen Fahrradvermieter, können diese für die Nutzungsbesteuerung den um 4 Prozent geminderten Endpreis ansetzen und dabei den Rabattfreibetrag von 1.080 Euro berücksichtigen. Solange der geldwerte Vorteil 1.080 Euro im Jahr nicht übersteigt, bleibt er in diesen Fällen steuer- und sozialversicherungsfrei.

E-Bikes steuerfrei aufladen

Gestattet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern das Laden der überlassenen E-Bikes an betrieblichen Ladevorrichtungen, stellt auch dies grundsätzlich einen geldwerten Vorteil dar. Ist ohnehin ein geldwerter Vorteil für die Privatnutzung des Fahrrads zu versteuern (z. B. bei einer Gehaltsumwandlung), ist mit diesem auch das Aufladen an der betrieblichen Ladestation abgegolten. Erfolgt die Überlassung des Fahrrads steuerfrei, lässt es die Finanzverwaltung aus Billigkeitsgründen zu, dass die gewährten Vorteile bezüglich des betrieblichen Ladestroms nicht zum Arbeitslohn zu rechnen sind.

Lädt der Arbeitnehmer das zur Nutzung überlassene E-Bike an einer privaten Ladeeinrichtung auf, stellt die Erstattung der tatsächlichen Kosten durch den Arbeitgeber steuerfreien Auslagenersatz dar. Ein Ansatz der Ladepauschalen für Pkw ist für Fahrräder analog jedoch nicht möglich.

Übereignung an den Arbeitnehmer nach Leasingende

In vielen Fällen besteht am Ende des Leasingzeitraums für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, das
E-Bike vom Arbeitgeber zu erwerben. Wird weniger als der marktübliche Preis gezahlt, stellt die Differenz einen geldwerten Vorteil dar. Was marktüblich ist, lässt sich manchmal schwer ermitteln. Daher hat die Finanzverwaltung eine Vereinfachungsregelung eingeführt. Bei einer Leasingdauer von 36 Monaten kann als geldwerter Vorteil 40 Prozent des auf volle 100 Euro abgerundeten Brutto-Listenpreises im Zeitpunkt der Inbetriebnahme angesetzt werden. Ein niedrigerer Wert kann allerdings nachgewiesen werden. 

Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den geldwerten Vorteil. Der Restbetrag kann mit 25 Prozent pauschal versteuert werden, sofern die Übereignung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.

Hinweis: Eine wichtige Voraussetzung für diese günstigere Pauschalierung ist dabei, dass das Fahrrad nicht direkt vom Leasinggeber (z.B. Hersteller) an den Arbeitnehmer übereignet wird, sondern zunächst an den Arbeitgeber, der dann seinerseits das Dienstfahrrad an den Arbeitnehmer übereignet. Anderenfalls läge in Höhe des geldwerten Vorteils Arbeitslohn von Dritter Seite vor, der nach den Regelungen des § 37b EStG besteuert werden kann.