Steuerlich kann in der Regel nur das geltend gemacht werden, für das es auch Belege gibt. Doch Belege sammeln, lochen, heften und ablegen ist für viele ein leidiges Thema und notwendiges Übel. Es geht in einigen Fällen aber auch anders, wie die Betriebsausgabenpauschalen für bestimmte Selbständige beweisen. Und auch in der Kinderbetreuung kann der lästige Papierkram mitunter erfolgreich vermieden werden, um die knappe Zeit mit unseren Kleinsten möglichst produktiv zu nutzen.

Pauschalen bei hauptberuflichen Tätigkeiten

Bei einer hauptberuflich selbständigen schriftstellerischen oder journalistischen Tätigkeit können steuerlich 30 Prozent der Betriebseinnahmen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Der Höhe nach ist dieser Betrag jedoch begrenzt. Bis einschließlich 2022 konnten pro Jahr maximal 2.455 Euro geltend gemacht werden. Mit Schreiben vom 6. April 2023 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) diese Betragsbegrenzung ab dem Veranlagungszeitraum 2023 angehoben. Nun sind maximal 3.600 Euro jährlich als Betriebsausgaben ansetzbar.

Pauschalen bei Nebentätigkeiten

Bei wissenschaftlicher, künstlerischer oder schriftstellerischer Nebentätigkeit, beispielsweise auch bei einer Vortrags- oder nebenberuflichen Lehr- und Prüfungstätigkeit, können 25 Prozent der Betriebseinnahmen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Bis einschließlich 2022 konnten pro Jahr maximal 614 Euro geltend gemacht werden. Mit Schreiben vom 6. April 2023 hat das BMF auch hier den Höchstbetrag ab dem Veranlagungszeitraum 2023 angehoben – auf 900 Euro.

Voraussetzung ist allerdings, dass es sich nicht um Tätigkeiten handelt, für welche die sogenannte steuerfreie Übungsleiterpauschale von bis zu 3.000 Euro pro Jahr geltend gemacht werden kann. Dies betrifft nicht nur Übungsleiter, sondern beispielsweise auch nebenberuflich tätige Ausbilder, Erzieher und Betreuer. Aber auch wer nebenberuflich alte oder kranke Menschen oder Menschen mit Behinderung pflegt oder nebenberuflich als Chorleiter oder Stimmbilder tätig ist, kann insoweit keine Betriebsausgabenpauschalen geltend machen.

Hinweis: Der Betriebsausgabenhöchstbetrag kann für alle Nebentätigkeiten, die unter die Vereinfachungsregelung fallen, nur einmal gewährt werden.

Pauschalen in der Kinderbetreuung

Nach dem Sozialgesetzbuch VIII (SGB VIII) zugelassene Kindertagespflegepersonen bieten in einem familiären Rahmen ein einer Kindertagesstätte ähnliches Angebot. Die Kindertagespflegepersonen sind selbständig tätig, wenn Kinder verschiedener Personensorgeberechtigter eigenverantwortlich betreut werden. Werden die Kinder dagegen in der Familie der Kinder nach Anweisungen der Personensorgeberechtigten betreut, ist die Kindertagespflegeperson nichtselbständig als Arbeitnehmer der Personensorgeberechtigten tätig. Aus Vereinfachungsgründen können selbständig tätige Kindertagespflegepersonen bei der Ermittlung des Gewinns aus ihrer Tätigkeit anstelle der tatsächlichen Betriebsausgaben eine Betriebsausgabenpauschale steuerlich geltend machen. Ab dem Veranlagungszeitraum 2023 liegt diese bei 400 Euro je Monat und betreutem Kind. Dabei wird eine Betreuungszeit von 40 Stunden je Woche und Kind zugrunde gelegt. Bei kürzeren Betreuungszeiten ist die Pauschale entsprechend zu kürzen. Bis einschließlich 2022 betrug diese Pauschale 300 Euro je Monat und Kind.

Kindertagespflegepersonen werden nach dem SGB VIII vergütet. Dabei wird ihnen der Sachaufwand erstattet sowie ein zusätzlicher Betrag gezahlt, der die Förderungsleistung der Kindertagespflegeperson anerkennen soll. Sie erhalten in der Regel auch Gelder für sogenannte Freihalteplätze. Das heißt, sie erhalten Geld dafür, dass sie Plätze freihalten, um andere Kinder zur Krankheits-, Urlaubs- und Fortbildungsvertretung von Berufskollegen oder ggf. Kindertagesstätten etc. zu übernehmen. Da den Kindertagespflegepersonen auch hierfür Aufwendungen entstehen (Miete, Betriebskosten für etwas großzügigere Betreuungsräume), können ab dem Veranlagungszeitraum 2023 pauschal 50 Euro je Freihalteplatz und Monat geltend gemacht werden. Auch diese Pauschale ist bei geringeren Freihaltezeiten entsprechend zu kürzen. Bis einschließlich 2022 betrug diese Pauschale 40 Euro je Freihalteplatz.

Wichtig: Die Betriebsausgabenpauschalen dürfen nur bis zur Höhe der Betriebseinnahmen geltend gemacht werden. Es kann dabei also – anders als bei tatsächlich nachgewiesenen Betriebsausgaben – kein Verlust entstehen. Die Pauschalen können nur alternativ anstatt der tatsächlichen – mit Belegen nachgewiesenen – Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Ein Mix aus tatsächlichen Betriebsausgaben und Betriebsausgabenpauschalen ist nicht zulässig.

Aufgrund der Eigenheit der Tätigkeit können bei der Kinderbetreuung auch Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, die gewöhnlich eher der privaten Lebensführung zuzurechnen wären, wie beispielsweise:

• Nahrungsmittel,
• Beschäftigungsmaterialien,
• Hygieneartikel,
• Freizeitgestaltung etc.

Tipp: Das Finanzamt wird bei diesen Aufwendungen besonders sorgsam prüfen, ob die Aufwendungen angemessen und tatsächlich aus der Eigenart der Betreuungstätigkeit resultieren, es sich also beispielsweise um Nahrungsmittel für eine kindgerechte Ernährung handelt und erworbene Beschäftigungsmaterialien altersgerecht sind.

Die Betriebsausgabenpauschalen dürfen nicht geltend gemacht werden, wenn die Betreuung im Haushalt der „Personensorgeberechtigten“ oder in unentgeltlich zur Verfügung gestellten Räumen erfolgt.

Empfehlung: Prüfen Sie, in welcher Höhe bei Ihnen regelmäßig Betriebsausgaben anfallen. Auch wenn es zunächst verlockend klingt, auf das lästige Belegsammeln zu verzichten, kann es steuerlich nachteilig sein, wenn die tatsächlichen Betriebsausgaben die steuerlich zulässigen Betriebsausgabenpauschalen übersteigen.