Auch wenn digitale Meetings aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken sind, nehmen aber nach dem Ende der Corona-Einschränkungen auch die Dienstreisen wieder zu. Viele Arbeitnehmer sind auch auswärts tätig oder arbeiten in verschiedenen Niederlassungen oder Filialen ihres Arbeitgebers oder auch beim Kunden. Die im Zusammenhang mit diesen Tätigkeiten anfallenden Fahrt-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten sind grundsätzlich steuerlich abziehbar. Dabei ist allerdings so einiges zu beachten.

Fahrtkosten
Im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit dürfen die tatsächlichen Kosten bei Nutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels, Taxis oder privaten Pkw als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden. Alternativ können Pauschbeträge für jeden gefahrenen Kilometer (sogenannte Kilometerpauschale) mit einem privaten Fahrzeug steuerlich berücksichtigt oder einem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Insoweit entfällt beim Arbeitnehmer dann der Werbungskostenabzug:

Fahrtkostenpauschalen bei Auswärtstätigkeiten

Hinweis: Auch bei Nutzung eines privaten E-Rollers oder E-Bikes, welches als Kfz zugelassen ist, können 0,20 Euro je gefahrenen Kilometer angesetzt werden. Bei Nutzung eines Fahrrades oder E-Bikes ohne Kfz-Zulassung gibt es hingegen keine Kilometerpauschale. Hier dürfen maximal pauschal 5 Euro pro Monat angesetzt werden.

Unterkunftskosten
Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit dürfen Unterkunftskosten durch Einzelnachweis in Höhe der tatsächlichen Kosten (Hotel, Pension, Wohnung etc.) für bis zu 48 Monate in unbegrenzter Höhe steuerlich geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Alternativ darf der Arbeitgeber für notwendige Übernachtungen im Inland ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei zahlen, wenn keine oder nur geringe Kosten entstanden sind. Bei Übernachtungen im Ausland dürfen die Unterkunftskosten mit den amtlichen Pauschbeträgen (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden.

Hinweis: Bei Übernachtungen in einer eigenen Wohnung (Familienwohnung, Zweit- oder Ferienwohnung) besteht kein Anspruch auf Übernachtungspauschalen.

Berufskraftfahrer und deren Beifahrer können jeweils die tatsächlich angefallenen Mehraufwendungen für Übernachtungen oder alternativ pauschal 8 Euro für jeden Tag geltend machen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen.

Verpflegungskosten
Während Fahrt- und Unterkunftskosten in tatsächlicher Höhe berücksichtigt werden können, dürfen Verpflegungskosten nur in Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und auch nur für maximal drei Monate als Betriebsausgaben oder Werbungskosten steuerlich geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

steuerfreie Verplegungspauschalen

Tipp: Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer bis zur Höhe des jeweiligen Pauschbetrages zusätzliche Verpflegungsmehraufwendungen zahlen und diese mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer pauschal versteuern.

Hinweis: Im Wachstumschancengesetz ist eine Anhebung der Verpflegungspauschalen auf 32 Euro bzw. 16 Euro geplant. Für Berufskraftfahrer ist eine Anhebung auf 9 Euro geplant.

Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit eine übliche Mahlzeit (Frühstück, Mittag- und/oder Abendessen), sind die Verpflegungspauschalen der Höhe nach wie folgt zu kürzen:

Kürzung der Verpflegungspauschalen

Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu einer Mahlzeit mindern den o. g. Kürzungsbetrag lediglich bis zur Höhe des Kürzungsbetrages dieser Mahlzeit. Erfüllt der Arbeitnehmer die Voraussetzungen für Verpflegungsmehraufwendungen nicht (bspw. bei einer Auswärtstätigkeit von nicht mehr als 8 Stunden oder wenn die 3-Monatsfrist überschritten wurde), erfolgt die Besteuerung einer üblichen Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert. Diese geldwerten Vorteile können in Höhe der amtlichen Sachbezugswerte pauschal mit 25 % (zzgl. SolZ und KiSt) versteuert werden. In diesem Fall sind die Vorteile auch sozialversicherungsfrei. Zuzahlungen des Arbeitnehmers in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes vermeiden die Steuerpflicht.

Arbeit an der ersten Tätigkeitsstätte
Um Reisekosten steuerlich geltend machen zu können, darf die Tätigkeit nicht an der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ ausgeübt werden. Eine Tätigkeitsstätte kann dabei jede ortsfeste betriebliche Einrichtung sein, an der der Steuerpflichtige (zumindest in ganz geringem Umfang) tätig wird. Fahrzeuge, Flugzeuge oder Schiffe, Sammelpunkte (bspw. ein Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, Busdepots, Fährhäfen etc.) und weiträumige Tätigkeitsgebiete (bspw. von Zustellern, Forstarbeitern etc.) sind keine Tätigkeitsstätten. Je Tätigkeit kann es aber nur eine „erste Tätigkeitsstätte“ geben. Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten diese Voraussetzungen, ist die Tätigkeitsstätte „erste Tätigkeitsstätte“, die der Wohnung des Steuerpflichtigen örtlich am nächsten liegt.

Nach der sogenannten quantitativen Zuordnung liegt eine „erste Tätigkeitsstätte“ dort vor, wo der Steuerpflichtige

• typischerweise arbeitstäglich oder
• an mindestens zwei vollen Arbeitstagen in der Woche bzw.
• mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig wird.

Bei Arbeitnehmern kann diese quantitative Zuordnung durch eine gesonderte Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers durchbrochen werden. Der Bundesfinanzhof hat hier zuletzt noch einmal klargestellt, dass eine solche Zuordnung bei Arbeitnehmern mit wechselnden Tätigkeitsorten nur dann vorliegt, wenn der Arbeitgeber ausdrücklich eine Zuordnung vorgenommen hat. Ob dies sinnvoll ist, muss im Einzelfall entschieden werden. Sprechen Sie hierzu Ihren Steuerberater an.

Für Fahrten zwischen der privaten Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet kann die sogenannte Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend gemacht werden. Für die ersten 20 Entfernungskilometer beträgt sie 0,30 Euro und ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro (vorerst nur für die Jahre 2022 bis 2026) je einfacher Entfernung. Arbeitgeber können diese Fahrten mit 15 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) pauschal versteuern.

Tipp: Arbeitgeber können auch ein Jobticket steuerfrei bzw. pauschalversteuert überlassen oder bezuschussen.