Für alle bargeldintensiven Branchen sind sie schon seit Jahren ein Dauerbrenner: Die neuen Anforderungen an die Kassenführung. Und so haben sich auch bei den elektronischen Kassensystemen zum 1. Januar 2024 ein paar kleinere Änderungen ergeben.

Höhere Anforderungen an die Aufzeichnungen
Seit dem 1. Januar 2024 müssen der Kundenbeleg und die Protokollierung von digitalen Grundaufzeichnungen je Transaktion die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls enthalten. Bisher musste nur eine der Seriennummern belegt bzw. protokolliert werden. Darüber hinaus muss der Beleg den Prüfwert der Transaktion aus der Protokollierung und den fortlaufenden Signaturzähler enthalten. Gleichzeitig ist anzugeben, wenn mehrere Zahlungsarten verwendet wurden.

Pflichtangaben auf Kassenbelegen

• Vollständiger Name und Anschrift
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Produktmenge bzw. Leistungsumfang
• Fortlaufende und eindeutige Transaktionsnummer
• Gesamtbetrag und Steuersatz der verkauften Produkte bzw. der Leistung
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und Seriennummer des Sicherheitsmoduls
• Betrag je Zahlungsart
• Signaturzähler
• Prüfwert

Meldepflicht weiterhin ausgesetzt
Die geplante Meldepflicht von elektronischen Registrier- und PC-Kassen lässt hingegen weiter auf sich warten. Diese sieht vor, dass die elektronischen Kassen beim Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden müssen. Auch eine Außerbetriebnahme wäre meldepflichtig. Bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit hat das Bundesfinanzministe- rium (BMF) die Meldepflicht aber ausgesetzt. Der Startschuss für eine Meldung über das Elster-Portal könnte aber noch 2024 erfolgen.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler: Übergangsfrist für TSE-Pflicht
Aufgrund einer zweijährigen Übergangsfrist wird es nicht beanstandet, wenn EU-Taxameter mit INSIKA-Technik bis zum 31. Dezember 2025 noch nicht über eine TSE verfügen. Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung sowie die Meldepflichten finden insoweit keine Anwendung. Die Einzelaufzeichnungspflichten sind jedoch unverändert zu beachten. Das BMF hat mittlerweile auch festgelegt, dass die TSE-Pflicht für alle Wegstreckenzähler gilt, die ab dem 1. Juli 2024 erstmalig in Verkehr gebracht werden.

Gut gewappnet für die Kassenprüfung
Kassenverantwortliche sollten umgehend prüfen, ob die vorhandenen Kassensysteme alle erforderlichen Angaben berücksichtigen, denn nur so sind Sie gut gewappnet für einen Besuch vom Finanzamt, der auch unangemeldet erfolgen kann. Auch die Programmierung und die Kassenbelege sollten regelmäßig überprüft werden. Kontaktieren Sie im Zweifel den Kassenhersteller. Unternehmer sollten dabei auch prüfen, ob sie auf den Beleg einen QR-Code aufdrucken. Das hat den Vorteil, dass ein Prüfer die ordnungsgemäße Einrichtung der Kasse durch einen Testkauf inkognito prüfen kann. Ergibt diese Inkognito-Prüfung, dass die TSE korrekt im Einsatz ist, werden Unternehmer oft gar nicht bemerken, dass Finanzbeamte im Einsatz waren. So kann mit dem Aufdruck von QR-Codes Aufregung vermieden werden.

Doch Vorsicht: Ergibt die Inkognito-Prüfung, dass der Beleg nicht ordnungsgemäß ist, könnte allein das zu einer Kassennachschau führen. Dann werden in der Regel zunächst der Bargeldbestand (Kassensturz) und das Kassenbuch kontrolliert. Führt die Kassennachschau zu Auffälligkeiten, kann diese sofort in eine umfangreiche Betriebsprüfung übergehen.

Tipp: Lassen Sie es nicht soweit kommen. Mit einer regelmäßigen Prüfung Ihrer Kassensysteme und -belege lässt sich Ärger mit dem Finanzamt vermeiden.