Berlin/Essen, 09.08.2021.  Nach Monaten des Lockdowns wieder zusammenkommen und ein bisschen feiern. Danach haben sich viele Menschen gesehnt und so finden auch immer mehr Betriebsveranstaltungen statt. Doch die Feier kann leicht zur steuerlichen Falle werden. Denn: Jeder Arbeitnehmer darf maximal zweimal im Jahr Zuwendungen bis zu 110 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei erhalten. „Dabei ist seit jüngstem zusätzlich zu beachten, dass die Gesamtkosten der Feier nur auf die Anzahl jener Mitarbeiter verteilt werden dürfen, die wirklich an der Veranstaltung teilgenommen haben“, erklärt Rechtsanwalt und Steuerberater Dietrich Loll, Leiter der ETL SteuerRecht Berlin. Sagen Mitarbeiter ihre Teilnahme ab, kann die 110 Euro-Grenze also schnell überschritten werden. Die Folge sind lohnsteuerpflichtige Vorteile.

Nicht nur organisatorisch, auch steuerlich ist bei Betriebsveranstaltungen einiges zu beachten. So sind pro Mitarbeiter je Betriebsveranstaltung nur Aufwendungen bis zu 110 Euro lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei und das jährlich maximal für zwei Veranstaltungen. In den 110-Euro-Freibetrag sind die tatsächlich konsumierbaren Vorteile, die Kosten für die Organisation, die Raummiete, die Fahrtkosten sowie Geschenke und Kostenanteile für eingeladene Angehörige einzurechnen. Für den Unternehmer bedeutet das mitunter eine Rechnung mit spitzem Bleistift, damit sich nicht mehr als 110 Euro ergeben, wenn die Gesamtkosten durch die teilnehmenden Mitarbeiter geteilt werden.

Aber was, wenn Mitarbeiter kurzfristig absagen? Müssen deren Kosten auf die anderen umgelegt werden? Ja, entschieden jetzt die obersten Finanzrichter!  Wird dadurch der 110-Euro-Freibetrag überschritten, muss der übersteigende Betrag als geldwerter Vorteil von den an der Veranstaltung teilnehmenden Arbeitnehmern versteuert werden. Dies kann der Arbeitgeber allerdings mit einer Pauschalversteuerung seinerseits verhindern. „Leider haben die Bundesfinanzrichter nicht zugunsten der Steuerpflichtigen entschieden. Deshalb müssen Unternehmer nun mehr denn je Betriebsveranstaltungen detailliert planen und dabei die tatsächliche Teilnehmerzahl im Vorfeld möglichst genau bestimmen“, resümiert Rechtsanwalt und Steuerberater Dietrich Loll. Doch gerade in Corona-Zeiten ist das schwierig, denn schnell kann eine Quarantäne oder ein positiver Test zu einer kurzfristigen Absage führen. Rechtsanwalt und Steuerberater Dietrich Loll hat deshalb einen Tipp: „Unternehmer sollten versuchen, das Risiko von nichtteilnehmenden Personen auf den Vertragspartner zu verlagern. So könnte beispielsweise vertraglich vereinbart werden, dass die tatsächliche Teilnehmerzahl möglichst erst kurzfristig benannt werden muss. Auch eine kostenfreie Stornierungsmöglichkeit sollte immer beim Veranstalter angefragt werden.“