Ob Betriebsleiter eines landwirtschaftlichen Einzelunternehmens, Vorstand einer Agrargenossenschaft oder geschäftsführender Gesellschafter einer Landwirtschafts-GmbH – die meisten besitzen privat und/oder betrieblich ein Auto, welches sie für beide Zwecke nutzen. Die Grenzen sind dabei meist fließend. Doch nur der betriebliche Aufwand darf auch zu gewinnmindernden Betriebsausgaben führen.

Damit ein Fahrzeug dem Betriebsvermögen zugeordnet werden kann, muss es mindestens zu 10 Prozent betrieblich genutzt werden. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent kann der Unternehmer das Fahrzeug dem Unternehmen zuordnen (sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen) oder im Privatvermögen behalten. Überwiegt die betriebliche Nutzung zu mehr als 50 Prozent, so ist das Fahrzeug notwendiges Betriebsvermögen. Bei einer landwirtschaftlichen GmbH sind die Fahrzeuge stets notwendiges Betriebsvermögen. Gehört ein Fahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen, so können zunächst alle Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Eine mögliche private Nutzung des Fahrzeugs darf den Gewinn jedoch nicht mindern.

Die Nutzungsentnahme durch den landwirtschaftlichen Einzelunternehmer ist daher mit einem Prozent des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung (bei Elektro- oder Hybridfahrzeugen ggf. 1 Prozent von der Hälfte oder einem Viertel des Bruttolistenpreises) pro Monat gewinnerhöhend zu berücksichtigen. Bei einer Landwirtschafts-GmbH muss der Geschäftsführer den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung als Arbeitslohn versteuern. Die tatsächlichen Fahrzeugkosten spielen bei dieser Pauschalierung keine Rolle. Bei einem gebrauchten oder mit hohem Rabatt erworbenen Fahrzeug kann die Besteuerung der privaten Nutzung damit eine teure Angelegenheit werden. Aber auch ein nur wenig privat genutztes Fahrzeug kann gegen eine pauschale Besteuerung sprechen. Die Alternative ist ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Dabei ist jede einzelne Fahrt mit:

• Datum und Kilometerstand bei Fahrtantritt,
• Datum und Kilometerstand bei Fahrtende,
• Reiseziel,
• Reisezweck sowie
• gegebenenfalls den aufgesuchten Landhändlern oder Firmen zu erfassen.

Auch notwendige Umwege sind zu notieren, besonders, wenn sich Reiserouten wiederholen, deren Streckenlängen aber differieren. Auch ein Hinweis auf den Grund des Umwegs (Baustelle, Unfall) ist hilfreich. Für Privatfahrten sind keine detaillierten Angaben zu erfassen. Hier genügt der Kilometerstand am Anfang und am Ende. Mehrere hintereinander durchgeführte Privatfahrten dürfen zusammengefasst werden. Mehrere betriebliche Fahrten eines Tages dagegen nicht. Unzulässig ist beispielsweise folgender Eintrag: „Vom Betrieb zur Post, zur Bank, zum Lohnunternehmer und zurück“ mit dem Reisezweck „Briefmarkenkauf, Geldeinzahlung, Vertragsverhandlung“. Warum? Es wurden vier betriebliche Fahrten hintereinander durchgeführt. Die einzelnen Strecken sind später nicht mehr nachprüfbar. Ein schwerwiegender Fehler ist auch, den Kilometerstand bei Fahrtantritt nicht zu erfassen, weil er ja vermeintlich dem Kilometerstand am Ende der vorhergehenden Fahrt entspricht. Doch dies stimmt nur, wenn das Fahrzeug auf dem Parkplatz nicht bewegt wurde und auch keine Fahrt vergessen wurde, einzutragen. Auch Fahrten zur Tankstelle oder Werkstatt sind einzutragen. Ein nachträgliches Erfassen oder Ändern von Fahrten ist unzulässig.

Bei Betriebsprüfungen werden die erfassten Kilometerstände gern auch mit den Angaben laut Werkstattrechnung oder Hauptuntersuchung abgeglichen. Einige Betriebsprüfer machen sich auch die Mühe, die Angaben mit den Tankbelegen aus der Buchführung abzugleichen. Um tatsächlich alle Fahrten zu erfassen, muss das Fahrtenbuch zwingend im Fahrzeug aufbewahrt werden. Auch Notizzettel und die spätere Übertragung in Reinschrift sollten vermieden werden, denn das Fahrtenbuch ist zeitnah zu führen. Aber auch die Erfassung in einer Excel-Tabelle wird nicht anerkannt, da die Daten jederzeit änderbar sind.