Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind bei Selbständigen und leitenden Angestellten gang und gäbe. Das Gute daran: Auch der Staat kann an den Kosten beteiligt werden. Allerdings sind diese immer auch ein beliebter Prüfungsschwerpunkt der Finanzbeamten, sodass auf jeden Fall stets eine ordnungsgemäße Bewirtungsrechnung vonnöten ist. „Wichtig dabei: Bewirtungsbelege müssen zwingend elektronisch erstellt sein und spätestens ab dem 1. Januar 2023 auch die entsprechenden Angaben zur verwendeten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten“, warnt Rechtsanwalt und Steuerberater Dietrich Loll, Leiter der ETL SteuerRecht Berlin.

Der Abzug von Bewirtungsaufwendungen ist an einige Voraussetzungen geknüpft. So können die Kosten nur dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn auch ein Geschäftspartner bewirtet wird, d. h. sie der Geschäftsbeziehung dient bzw. eine solche gerade aufgebaut werden soll. Dafür anfallende Aufwendungen für Speisen, Getränke sowie Nebenkosten wie Trinkgelder oder Garderobengebühren sind steuerlich abziehbar, allerdings nur soweit sie angemessen sind und dann auch nur zu 70 %. Der Vorsteuerabzug ist allerdings in voller Höhe zulässig.

Bewirtungsaufwendungen müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf einem gesonderten Konto aufgezeichnet werden. Die geschäftliche Veranlassung der Bewirtung ist zeitnah nachzuweisen, indem der Bewirtungsbeleg um die Teilnehmer (einschließlich Gastgeber) und den Anlass der Bewirtung ergänzt und unterschrieben wird. Bei einer Bewirtung in den eigenen Betriebsräumen ist ein entsprechender Eigenbeleg nötig, der auch Ort und Tag der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen enthält.

„Der Anlass muss möglichst aussagekräftig sein. Allgemeine Angaben wie Kundenpflege, Arbeitsessen oder Informationsgespräch reichen nicht aus“, erklärt Rechtsanwalt und Steuerberater Dietrich Loll.

An Bewirtungsbelege von Gaststätten stellt die Finanzverwaltung besonders hohe Anforderungen. Entspricht die Rechnung nicht den Vorgaben, erkennt das Finanzamt die Rechnung insgesamt nicht an und der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug wird versagt. Wichtigste Vorgabe: Bewirtungsbelege müssen zwingend elektronisch erstellt sein und spätestens ab dem 1. Januar 2023 auch die nötigen Angaben zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten.

Diese Schonfrist gilt jedoch ausschließlich für den Abzug von Bewirtungsaufwendungen – nicht aber für das Ausstellen von Barbelegen unter Einsatz einer elektronischen Registrierkasse. Gastwirte, die bereits eine TSE verwenden, müssen also auch schon jetzt Belege mit TSE-Angaben ausstellen. Dies betrifft
• den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes (Bestellbeginn bis Ende des Kassiervorgangs),
• die Transaktionsnummer sowie
• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls

Fehlen diese Angaben, kann es bei Betriebsprüfungen in der Gastronomie erheblichen Ärger mit dem Prüfer geben, der bei weiteren Versäumnissen mitunter sogar zur Hinzuschätzung von Umsätzen berechtigt ist. Neu ist, dass die Zusatzangaben aus der TSE nunmehr auch als QR-Code aufgedruckt sein können. Damit lässt sich die Länge der Belege immerhin um ein paar Zentimeter verkürzen.

„Der Bewirtende sollte bei größeren Rechnungen darauf bestehen, dass der Gastwirt – zumindest händisch – den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers auf dem Bewirtungsbeleg notiert. Anderenfalls riskiert er, dass weder der Betriebsausgabenabzug noch der Vorsteuerabzug anerkannt wird“, rät Dietrich Loll.