Registrierkassen oder elektronische Kassensysteme ohne technische Sicherheitseinrichtung (TSE) werden bald der Vergangenheit angehören. Unternehmen bleibt nur noch wenig Zeit, ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen. Denn auch wenn die einzelnen Bundesländer eine fehlende TSE bis zum 31. März 2021 nicht beanstanden und die bundesweite Nichtbeanstandungsregelung über dem 30. September 2020 hinaus noch einmal verlängert haben: Jetzt muss gehandelt werden. Die Aufträge für die Anschaffung einer TSE müssen bis spätestens 30. September 2020 erteilt werden. In einigen Bundesländern musste die Bestellung sogar schon bis Ende August erfolgen.

Die TSE besteht grundsätzlich aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle zur Kasse oder dem Kassensystem, wobei das Sicherheitsmodul der TSE das Gepräge gibt. Zu den unterschiedlichen Ausführungen gehören z. B. USB-Sticks oder (micro)SD-Karten. Aber auch der Einbau in ein anderes Gerät, z. B. Drucker oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist möglich. Zudem können mehrere Kassen über ein lokales Netzwerk (sog. LAN-TSE oder Konnektoren) verbunden werden oder es kommt eine cloudbasierte TSE zur Anwendung.

Die Ausstattung des vorhandenen Kassensystems mit einer TSE ist nicht nur mit organisatorischem Aufwand verbunden, sondern auch mit Kosten für die Anschaffung der notwendigen Hardware und für die Implementierung mit dem vorhandenen Kassensystem. Eine einzelne TSE gibt es bereits ab 300 Euro. Je nach Zertifizierungsmodalitäten ist damit auch eine Lizenz für 3 bis 5 Jahre verbunden. Für größere Kassensysteme oder cloudbasierte TSE können aber auch Kosten im vierstelligen Bereich anfallen. Dafür muss natürlich zunächst einmal die nötige Liquidität vorhanden sein. Dann stellt sich aber die Frage, wie die Kosten aus steuerlicher Sicht zu behandeln sind.

TSE ist kein geringwertiges Wirtschaftsgut
Die Hardware ist grundsätzlich ein selbständiges Wirtschaftsgut, unabhängig davon, ob für die TSE ein USB-Stick oder ein Konnektor genutzt wird. Doch da diese stets nur in Verbindung mit einem Kassensystem verwendet werden kann, ist sie nicht selbständig nutzbar. Aus steuerlicher Sicht bedeutet dies, dass eine Sofortabschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut (bis zu Anschaffungskosten von 800 Euro) oder im Rahmen eines Sammelpostens (bis zu Anschaffungskosten von 1.000 Euro) mangels selbständiger Nutzbarkeit ausgeschlossen ist, auch wenn eine TSE nur 300 Euro kosten mag. Die Anschaffungskosten für die Hardware der TSE und die Implementierungskosten als Anschaffungsnebenkosten sind daher grundsätzlich aktivierungspflichtig und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer gewinnmindernd abzuschreiben. Als gewöhnliche Nutzungs- und Abschreibungsdauer einer TSE akzeptiert die Finanzverwaltung einen Zeitraum von drei Jahren. Wird eine TSE hardwareseitig fest (!) in die Registrierkasse eingebaut, so handelt es sich jedoch um nachträgliche Anschaffungskosten auf das Kassensystem, die über dessen Restnutzungsdauer abzuschreiben sind. Laufende Entgelte für die cloudbasierten TSE-Lösungen sind dagegen regelmäßig sofort als Betriebsausgaben abziehbar.

Vereinfachungsregelung bei erstmaliger Ausrüstung mit TSE
Abschreibung über drei Jahre oder doch über die Restnutzungsdauer? Es geht auch einfacher. Für die erstmalige Ausstattung von Kassen und Kassensystemen mit einer TSE gewährt die Finanzverwaltung eine Vereinfachungsregelung. Die Aufwendungen dürfen auch sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Ob die Vereinfachungsregelung angewendet werden soll oder ob es besser ist, Abschreibungsvolumen für die folgenden Jahre zu generieren, muss jeder Unternehmer für sich entscheiden. Das ist eine betriebswirtschaftliche Fragestellung, die von der aktuellen Gewinnsituation im Unternehmen abhängt. So kann es angesichts der wirtschaftlichen Corona-Folgen durchaus sinnvoll sein, die Aufwendungen über die Nutzungsdauer zu verteilen und erst in den kommenden Jahren steuerlich geltend zu machen.

Tipp: Die Aufwendungen können zunächst separat verbucht werden und erst am Jahresende wird entschieden, wie das Wahlrecht ausgeübt werden soll: Vereinfachungsregelung oder Aktivierung.