Unterwegs Theaterkarten kaufen und gleichzeitig das Abendessen bestellen – alles ist möglich und soll am besten innerhalb weniger Klicks funktionieren. Und doch bringst du Belege, Rechnungen und Quittungen noch immer im Schuhkarton zum Steuerbüro? Seien wir ehrlich: Solch ein analoger Papierkram passt nun wirklich nicht mehr in unsere bunte, digitale Welt und wirkt irgendwie fehl am Platz – selbst in der Steuerberatung! Das findet auch fynax-Steuerberater und Geschäftsführer Torsten Ziegs der Kanzlei Plan12 aus Dresden.

Technische Lösungen zu finden, damit sowohl Mitarbeiter:innen als auch Mandant:innen nicht mehr tagelang da sitzen, um Rechnungen in eine Tabelle einzufügen; das ist es, was Torsten Ziegs im Bereich E-Commerce besonders spannend findet. Man müsse sich einmal vorstellen, erklärt Ziegs, dass Buchhalter:innen bisher Zahlen aus beispielsweise Kontoauszügen abgetippt hätten, die bereits von einem Computer erstellt wurden – um diese erneut abzutippen! Das ergebe in der heutigen Zeit einfach keinen Sinn mehr. „Wir wollen die Datensätze sofort haben und verarbeiten. Um jederzeit qualitativ hochwertig und schnell arbeiten zu können, nutzen wir intelligente Software-Tools, die viele Prozesse in der Buchhaltung automatisieren und somit vereinfachen – eine Entwicklung, die stetig wächst.“

Den Staffelstab an junge, technisch-affine Steuerberater:innen weitergeben
Torsten Ziegs greift mit seiner Dresdener Steuerberatungskanzlei Plan12 GmbH, ehemals Dr. Leonhardt, Falke, Ziegs & Kollegen GmbH, auf über 30 Jahre Beratungserfahrung zurück. Dabei sticht er mit seinem über 30-köpfigen Team, darunter vier Steuerberater:innen und eine:r:m Rechtsanwält:in, neben der umfassenden Beratungsleistung für Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse und Steuererklärung durch seine Expertise im E-Commerce heraus.

Als die Kanzlei zum Jahreswechsel 2020 immer mehr E-Commerce-Mandant:innen gewonnen hat, zeigte sich, dass die Branche hinsichtlich der Buchhaltung und Jahresabschlüsse mit anderen Problemen zu kämpfen hatte. Das seien branchenspezifische steuerrechtliche Herausforderungen, die nicht nach Schema A abgearbeitet werden könnten, so Ziegs. Hierfür brauche es spezielle Kenntnisse, aber auch das Mindset, sich diesen Herausforderungen stellen zu wollen. Man müsse Freude daran haben, auch mal knifflige Probleme zu lösen. Daher haben in seiner Kanzlei die Jungsteuerberater:innen die Verantwortung für den E-Commerce übernommen. Sie seien technisch affin und hätten eben keine Lust mehr, mit farbigen Stiften Tabellen händisch durchzugehen. Das sei nicht mehr „State of the Art“, so Ziegs.

Zettelwirtschaft adé
Mit dem richtigen System stehen Unternehmer:innen alle relevanten Daten immer und jederzeit zur Verfügung. Mit sogenannten API-Schnittstellen, also Vorschnittstellen, lassen sich Rechnungen und Zahlungen automatisch herauslesen, ohne dass Mandant:innen etwas machen müssen. Denn vielen Mandant:innen fiele es schwer, die Daten für die Buchhaltung zusammenzuführen und sie regelmäßig mit Daten und Fakten zu versorgen, erklärt Ziegs. „Wir kriegen zum Teil ja auch noch alle Unterlagen im Aktenordner vorbeigebracht“, sagt er mit einem Lächeln. Diese ganze Zettelwirtschaft müsse dann auch erst einmal durchgearbeitet werden. Werden zeitaufwändige Prozesse hingegen automatisiert, hätten Buchhalter:innen mehr Zeit für die Analyse und Auswertung der Daten. Anhand der Datensätze lassen sich auffällige Muster identifizieren und zukünftige Trends aufdecken. „Wir überwachen so nur noch eine gewisse Datenqualität“, so Ziegs. Und genau dies käme im Arbeitsalltag viel zu kurz.

Immer einen Schritt voraus: Prognosen und Benchmarkings liefern
Steuerberater:innen können auf diese Weise auch wieder eine wichtige Berater:innenrolle einnehmen. Sie analysieren und interpretieren nicht nur, sondern müssen gleichzeitig in der Lage sein, ihre Erkenntnisse sinnvoll aufzuarbeiten sowie verständlich zu kommunizieren. Unternehmen profitieren also von Finanzanalysen, die mit buchhalterischer Gewissenhaftigkeit und einem Auge für Risikovermeidung getroffen werden. Auf Basis dieser Analysen, können Entscheidungen getroffen werden, die einen Fokus auf nachhaltige Wirtschaftlichkeit und stabiles Wachstum legen. Diese Arbeitsweise motiviere vor allem die jungen Mitarbeiter:innen, meint Ziegs. „Sie wollen eben nicht mehr alles eintippen und Kontoauszüge abgleichen. Sie wollen effektiv arbeiten.“

Steuerberatung am Puls der Zeit
Die Zeiten, in denen ein monatlicher Bericht über Vertriebskennzahlen oder den Warenbestand ausreichte, sind vorbei. Online-Händler:innen müssen wissen, wie ihr Unternehmen tagtäglich dasteht: „Wie hoch ist die Gewinnspanne, wie biete ich meine Produkte an?“ Zu spät vorgenommene Preisanpassungen könnten fatal enden. Den Mandant:innen bei Plan12 wird daher künftig ein wöchentlicher Report zur Verfügung gestellt. Online-Händler:innen profitieren mit bester Expertise und Know-how im E-Commerce-Bereich sowie von einer langjährigen Erfahrung in der operativen Beratung.