Es vergeht kein Jahr, ohne dass sich Unternehmer des bargeldintensiven Gewerbes, insbesondere aber Besitzer von elektronischen Kassen, auf Neuerungen einstellen müssen. Dabei sollte man sich nicht darauf verlassen, dass es immer Fristverlängerungen gibt.

Schonfristen sind vorbei

Nach dem Gesetzestext müssen elektronische Kassen eigentlich bereits seit dem 1. Januar 2020 durch eine technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) vor Manipulationen geschützt werden. Doch auch wenn eine technische Umsetzung erst mit Verspätung möglich war und die Finanzverwaltung mehrfach Aufschub gewährte: Inzwischen lassen sich plausible Gründe für eine fehlende TSE nicht mehr finden. Ausnahmen gibt es nur noch für elektronische Kassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und nachweislich technisch nicht aufgerüstet werden können. Diese dürfen noch bis zum 31. Dezember 2022 betrieben werden. Doch auch diese Schonfrist ist bald verstrichen.

Tipp: Unternehmer, die noch ein altes Kassensystem ohne TSE (Anschaffung nach dem 25. November 2010 aber vor dem 1. Januar 2020) nutzen dürfen, sollten mit der Anschaffung eines neuen Kassensystems nicht bis Ende 2022 warten.

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben

Ebenfalls ab 2020 vorgesehen war eine Meldepflicht über die Anschaffung und die Art der TSE sowie die Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme. Doch diese Meldepflicht ist vorerst weiter ausgesetzt. Die technischen Voraussetzungen für die Übermittlung auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck liegen noch immer nicht vor. Und auch 2022 wird damit nicht zu rechnen sein. Derzeit wird davon ausgegangen, dass Meldungen erstmals in 2023 erfolgen können und müssen.

Tipp: Warten Sie ab, bis das digitale Formular bereitgestellt wird. Formlose Meldungen werden vom Finanzamt nicht akzeptiert und müssten somit später erneut nach amtlich vorgeschriebenem Muster übermittelt werden.

Keine Regel ohne Ausnahmen

Spätestens seit Januar 2017 sind verschärfte Einzelaufzeichnungspflichten zu beachten. Dafür spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob eine offene Ladenkasse oder ein elektronisches Kassensystem verwendet wird. Die einfache Formel der Finanzverwaltung „Unternehmen mit Bareinnahmen = Einzelaufzeichnungspflicht“ ist zu beachten.

Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass für jeden einzelnen Geschäftsvorfall insbesondere die folgenden Daten zeitnah aufzuzeichnen sind:

• Inhalt des Geschäftsvorfalls und Name des Vertragspartners
• eindeutig bezeichneter Artikel
• endgültiger Einzel(verkaufs)preis der Ware oder Dienstleistung
• dazugehöriger Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
• vereinbarte Preisminderungen
• Zahlungsart
• Datum und Zeitpunkt (Uhrzeit!) des Umsatzes
• verkaufte Menge bzw. Anzahl

Auch bei der Einzelaufzeichnungspflicht gibt es Ausnahmen

1. Einzelaufzeichnung nicht zumutbar

Unternehmer, die eine offene Ladenkasse nutzen, können von einer Erleichterung profitieren. Sie müssen keine Einzelaufzeichnungen führen, wenn sie an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung Waren verkaufen bzw. Dienstleistungen erbringen. Doch diese Erleichterung aus Zumutbarkeitsgründen hat ihre Grenzen. Denn bei Kleinstdienstleistern knüpft die Finanzverwaltung die Erleichterung an eine zusätzliche Bedingung. Die Vereinfachung soll nur gelten, wenn die Dienstleistungen auf eine Vielzahl von Kunden ausgerichtet sind, bei denen der Kundenkontakt auf die Bestellung und den Bezahlvorgang beschränkt bleibt. Das ist beispielsweise bei Reinigungen, Schuhreparaturen und Schlüsseldiensten der Fall. Doch wie sieht es im Bereich Friseur, Kosmetik, Physiotherapie und Nachhilfeunterricht aus? Hier ist der Kundenkontakt ausgeprägter und Kundendaten werden nicht erst seit Corona gesammelt, da gerade in diesen Bereichen regelmäßig mit einem Bestellsystem gearbeitet wird. Wichtig dabei zu wissen: Gibt es eine Kundendatei, dann sind diese tatsächlich geführten Daten grundsätzlich auch aufbewahrungspflichtig.

2. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Bei Kleinbetragsrechnungen reichte es bisher aus, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt wurden, die die Gewähr der Vollständigkeit boten sowie den Namen des Geschäfts, das Ausstellungsdatum und die Tagesendsumme enthielten. Die Finanzverwaltung hat allerdings in einem aktuellen Schreiben vom 16. November 2021 klargestellt, dass die Einzelaufzeichnungspflicht bei Kleinbetragsrechnungen erfüllt wird, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung aus den digitalen Aufzeichnungen der elektronischen bzw. computergestützten Registrierkasse erstellt werden kann. Die Tagesendsummenbons sind spätestens ab dem 1. Januar 2022 nicht mehr ausreichend.

Tipp: Unternehmer, die noch ein altes Kassensystem ohne TSE (Anschaffung nach dem 25. November 2010 aber vor dem 1. Januar 2020) nutzen dürfen, sollten prüfen, ob sich die Ausgangsrechnungen elektronisch reproduzieren lassen. Falls nicht, sollte mit der Anschaffung eines neuen Kassensystems nicht mehr bis Ende 2022 gewartet werden.

Belegpflicht bleibt

Auch wenn Kunden oftmals keinen Kassenbon wünschen, müssen Unternehmen, die elektronische Kassen nutzen, in jedem Fall einen Beleg zur Verfügung stellen. Das muss nicht unbedingt ein Papierbeleg sein. Der Beleg kann dem Kunden auch auf andere Weise übermittelt werden, z. B. auf sein Smarthone. Es reicht allerdings nicht aus, den Beleg nur auf dem Kassendisplay erscheinen zu lassen. Und auch wenn in Deutschland viele Unternehmen seit Beginn der Corona-Epidemie in die Digitalisierung investiert haben und fast 90 Prozent der Bevölkerung ab 14 Jahre ein Smartphone nutzt – der gute alte Papier-Bon dominiert vor allem im Einzelhandel und der Gastronomie. Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht ist zwar theoretisch und nach dem Gesetz möglich, praktisch aber aufgrund der strengen Voraussetzungen nur sehr selten von Erfolg gekrönt.

Tipp: Die Angaben zur TSE können auf dem Beleg auch als QR-Code dargestellt werden. Das verkürzt die Belege.