Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die neuen Regelungen für E-Rechnungen sind im Umsatzsteuergesetz geregelt und gelten grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025. Dabei ist zwischen der Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen und zur Ausstellung von E-Rechnungen zu unterscheiden. Bis Ende 2027 gibt es noch eine Reihe von Übergangsregelungen.
Empfangspflicht ab 2025 für alle Unternehmen
Bereits ab dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmer in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Hierfür sieht das Gesetz derzeit auch keinerlei Ausnahmen oder Übergangsregelungen vor. Selbst nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen (z. B. aus dem Heilberufebereich) und umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind von der Empfangspflicht von E-Rechnungen betroffen. Dies hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem ersten Entwurf für ein Einführungsschreiben bereits bestätigt.
Achtung: Empfangspflicht kennt keine Ausnahmen!
Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Ausstellungspflicht ab 2025 und Übergangsregelungen bis Ende 2027
Ob der leistende Unternehmer ab 2025 tatsächlich seine Leistungen mittels E-Rechnung abrechnet oder nicht, liegt aktuell für eine bestimmte Zeit noch allein in seinem Ermessen. Denn hier hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung zur Einführung der E-Rechnung geschaffen, die den Umstieg bis 2028 etwas sanfter gestalten soll. Und es gibt auch einige wenige Ausnahmen von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen.
Prüfschema: Ausstellungpflicht von E-Rechnungen
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2025 und 2026
Für den Leistenden gilt: Besteht für einen Umsatz eine grundsätzliche E-Rechnungspflicht, hat der Leistende im Übergangszeitraum 2025 bis 2026 noch ein Wahlrecht, ob er wie gewohnt mit einer normalen sonstigen Rechnung in Papierform abrechnet oder bereits eine E-Rechnung wählt. Mit Zustimmung des Leistungsempfängers kann auch ein anderes elektronisches Format, z. B. PDF oder JPEG gewählt werden.
Hinweis: Die Zustimmung kann in Form von einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) oder konkludent erfolgen.
2027
Ab 2027 werden die Bandagen enger angezogen. Denn ab dann dürfen sonstige Rechnungen gegenüber anderen inländischen Unternehmern nur noch dann ausgestellt werden, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres (2026) 800.000 Euro nicht überschritten hat. Wie diese Grenze des Leistenden vom Leistungsempfänger jedoch geprüft werden soll, ist derzeit noch unklar.
Mit Zustimmung des Leistungsempfängers kann alternativ der elektronische Datenaustausch (EDI) genutzt werden.
Hinweis: Für 2027 bleibt abzuwarten, ob der Gesetzgeber nachbessert und die Übergangsregelung der Jahre 2025 und 2026 einfach um ein Jahr verlängert.
2028
Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen im B2B-Bereich grundsätzlich E-Rechnungen ausgestellt werden. Das gilt auch für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer. Diese dürfen zwar in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen; sie sind aber dennoch gegenüber anderen Unternehmern verpflichtet, ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen. Nur soweit es sich um Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro handelt oder sofern nur über umsatzsteuerfreie Leistungen abgerechnet wird, müssen Kleinunternehmer auch ab 2028 keine E-Rechnungen ausstellen.
Achtung: Stellt ein Unternehmer keine E-Rechnung aus, obwohl er dazu verpflichtet ist, begeht er eine Ordnungswidrigkeit. Der Leistungsempfänger darf dann aller Voraussicht nach auch keine Vorsteuer abziehen.
Ausnahmeregelungen für die Ausstellung von E-Rechnungen
Der Gesetzgeber sieht einige Ausnahmen von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen vor. So dürfen Unternehmen, soweit sie umsatzsteuerfreie Leistungen ohne Vorsteuerabzugsrecht oder Leistungen ausschließlich an Privatpersonen erbringen, – unabhängig von Übergangsfristen – weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen ausstellen. Gleiches gilt für Rechnungen, die an Unternehmer für den nichtunternehmerischen Bereich erbracht werden.
Hinweis: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrscheine dürfen weiterhin in Papierform oder PDF ausgestellt werden.
Verträge als Rechnungen im Zeitalter der E-Rechnungen
Verträge sind weiterhin als Rechnung anzusehen, soweit sie die nach § 14 Absatz 4 UStG erforderlichen Angaben einer Rechnung enthalten. Sofern bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietverhältnis) eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, ist es ausreichend, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird und dieser der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt wird. Alternativ kann sich auch aus dem sonstigen Inhalt klar ergeben, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
Eine initiale E-Rechnung ist für Dauerschuldverhältnisse dabei spätestens bis zum Auslaufen der vom Rechnungsaussteller angewendeten Übergangsregelung zu erteilen.
Hinweis: Besteht E-Rechnungspflicht, muss auch für Dauerschuldverhältnisse, die bereits vor dem 1. Januar 2025 begründet worden sind, eine initiale E-Rechnung erstellt werden.
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