E-Rechnungspflicht bei Kleinunternehmern
E-Rechnungspflicht bei Kleinunternehmern und nicht vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle umsatzsteuerlichen Unternehmen – sie kennt keine Ausnahmen.
Zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet sind daher auch nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen und umsatzsteuerliche Kleinunternehmer, wie z. B.
- Vermieter von Mietwohnungen und Grundstücken an private Mieter
- Ärzte, Therapeuten und Pflegedienste
- Privatlehrer und Privatschulen
- Unternehmer im Nebenberuf
Wer als Kleinunternehmer gilt, ist im Umsatzsteuergesetz geregelt.
Was besagt die sogenannte Kleinunternehmerregelung?
- Die Umsatzsteuer wird nicht erhoben, wenn der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer im vergangenen Jahr nicht mehr als 22.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird.
- Dabei sind alle unternehmerischen Tätigkeiten zusammenzurechnen.
- Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer gesondert in Rechnung stellen.
- Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Sie dürfen daher keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.
Hinweis: Der Gesetzgeber plant, die Kleinunternehmerregelung umfassend zu ändern.
- Anhebung der Umsatzgrenzen auf 25.000 Euro im Vorjahr und tatsächlicher Umsatz von 100.00 Euro im laufenden Jahr (nicht mehr prognostizierter Umsatz des laufenden Jahres!)
- soweit der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr den Grenzwert von 100.000 Euro überschreitet, sind die Umsätze ab diesem Zeitpunkt an umsatzsteuerpflichtig, die bis dahin bewirkten Umsätze sind steuerfrei
- Ausdehnung auf Unternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet
- Einführung eines besonderen Meldeverfahrens, damit inländische Kleinunternehmer die Steuerbefreiung in einem anderen Mitgliedstaat in Anspruch nehmen können
Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können
Ab dem 1. Januar 2025 sind auch inländische umsatzsteuerliche Kleinunternehmer verpflichtet,
E-Rechnungen empfangen zu können.
Beispiel:
Ein Rentner vermietet zwei Wohnungen. Er erhält jährlich ungefähr 30 Rechnungen für Betriebskosten sowie Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen. Selbst stellt er keine Rechnungen aus.
Als privater Vermieter ist der Rentner, auch wenn er nur Wohnungen umsatzsteuerfrei vermietet, Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Damit ist er verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Der Vermieter kann auch keine Papierrechnung oder sonstige elektronische Rechnung verlangen.
Für den Empfang elektronischer Rechnungen wird zunächst lediglich eine E-Mail-Adresse benötigt.
Die E-Rechnung muss aber auch in ein menschenlesbares Format umgewandelt und rechtssicher und datenschutzkonform archiviert werden können.
Der strukturierte Teil einer E‑Rechnung ist dabei so aufzubewahren, dass dieser in seinem ursprünglichen Format vorliegt und insbesondere auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.
Kleinunternehmer müssen spätestens ab 2028 E-Rechnungen versenden können
E-Rechnungen zu versenden.
Im Übergangszeitraum 2025 bis 2027 können Kleinunternehmer weiterhin mit einer Rechnung in Papierform abrechnen oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers auch ein anderes elektronisches Format, z. B. PDF oder JPEG wählen.
Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen im B2B-Bereich auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Dabei darf in diesen aber keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
Beispiel:
Ein Grafikdesignstudent gestaltet für unternehmerische Auftraggeber Flyer und Broschüren auf Honorarbasis. Er erzielt damit jährliche Umsätze von 20.000 Euro. Weitere umsatzsteuerbare Leistungen werden nicht erbracht.
Da die Kleinunternehmergrenze eingehalten wird, darf in den Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Dennoch ist der Student Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und muss ab 2028 seine Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. In den E-Rechnungen ist auf die Kleinunternehmerregelung hinzuweisen.
Ausnahme 1: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Ausnahme 2: Soweit über umsatzsteuerfreie Leistungen abgerechnet wird, z. B. umsatzsteuerfreie Vermietung von Wohnungen oder umsatzsteuerfreie Heilbehandlungsleistungen
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