Was sind E-Rechnungen?

Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen schon längst nicht mehr in Papierform, sondern per E-Mail als PDF, oftmals direkt aus der Auftragsbearbeitung und dem Warenwirtschaftssystem heraus.

Achtung: Nicht jede Rechnung, die auf elektronischem Weg versendet wird, ist schon eine E-Rechnung.

Technische Anforderungen an die E-Rechnung

Für eine E-Rechnung ist nicht nur die elektronische Übermittlung zwingend erforderlich. Zusätzlich muss bei der E-Rechnung auch ein bestimmtes strukturiertes elektronisches Format eingehalten werden. Diese Voraussetzungen sind beispielsweise beim Standard XRechnung und dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 gegeben. Für die elektronische Abrechnung inländischer Umsätze kommt aber auch die Verwendung von weiteren europäischen Rechnungsformaten nach dem vorbezeichneten Standard in Betracht, z. B. Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing.

Beispiel einer elektronischen Rechnung

Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/

Sonstige Rechnungen

Sofern eine Rechnung die Voraussetzungen für die E-Rechnung nicht erfüllt, handelt es sich ab dem 1. Januar 2025 um eine sogenannte „sonstige Rechnung“. Sonstige Rechnungen sind alle Rechnungen in Papierform oder in anderen elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben für eine E-Rechnung entsprechen. Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, z. B. PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails.

Achtung: Künftig wird es wichtig sein, genau zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen zu unterscheiden.

Hybride Formate zulässig

Eine E-Rechnung kann auch als hybride Rechnung erstellt werden. Ein hybrides Format besteht neben dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) auch aus einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument). Beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst. Beispielsweise fällt das Format ZUGFeRD unter die hybriden Rechnungsformate. Während das ursprüngliche ZUGFeRD-Format noch nicht auf der Normenreihe EN 16931 beruhte, ist dies ab der Version 2.0.1 der Fall.

Achtung: Eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1 erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung (ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL).

Vorrang der elektronischen Datei

Sofern eine E-Rechnung erforderlich ist, geht der Dateninhalt der E-Rechnung dem der Bilddatei (bisherige Rechnung) vor. Weichen XML-Dateiinhalt und Bilddatei voneinander ab, besteht ein latentes Risiko für eine doppelte Umsatzsteuerschuld, da nach Auffassung der Finanzverwaltung dann zwei Rechnungen vorliegen könnten.

Eine nachträgliche Korrektur ist allerdings möglich.

Übermittlungsweg für E-Rechnungen beachten

Für die Übermittlung von E-Rechnungen sind verschiedene Übertragungswege denkbar. So kommt hierfür insbesondere der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder als Download über ein (Kunden-)Portal infrage. Dafür können auch externe Dienstleister bzw. Drittanbieter eingeschaltet werden.

Hinweis: Es bleibt den Unternehmen vorbehalten, welchen elektronischen Übertragungsweg sie wählen, vorausgesetzt eine elektronische Weiterverarbeitung ist ohne Medienbruch möglich.

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