Es gibt für Arbeitgeber sicher angenehmere Dinge als eine Betriebsprüfung. Noch größer ist der Schreck, wenn der Prüfer plötzlich unangekündigt vor der Tür steht. Darf er das eigentlich und was ist der Unterschied zu einer „normalen“ Betriebsprüfung?

Lohnsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung

Die Lohnsteuer-Nachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung möglicher lohnsteuererheblicher Sachverhalte. Die Lohnsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung, daher sind die Vorschriften für eine Außenprüfung nicht anwendbar. So gibt es weder eine Prüfungsanordnung noch eine Schlussbesprechung oder einen Prüfbericht. Die Lohnsteuer-Nachschau muss nicht vorab angekündigt werden. Bei Beginn der Nachschau erhält der Arbeitgeber vom Prüfer den Vordruck „Durchführung einer Lohnsteuer-Nachschau“.

Zweck der Lohnsteuer-Nachschau

Die Lohnsteuer-Nachschau ist das rechtliche Mittel, um zu überprüfen, ob der Arbeitgeber allen lohnsteuerlichen Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. Schwerpunkt ist dabei die Bekämpfung von Schwarzarbeit und die Feststellung von Scheinarbeitsverhältnissen. Ziel der Lohnsteuer-Nachschau ist es, einen Eindruck von den räumlichen Verhältnissen, dem tatsächlich eingesetzten Personal und dem üblichen Geschäftsbetrieb zu gewinnen.

Eine Lohnsteuer-Nachschau kommt daher insbesondere in Betracht:

• bei Beteiligung an Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit
• zur Feststellung der Arbeitgeber- oder Arbeitnehmereigenschaft
• zur Feststellung, ob eine Person selbständig oder als Arbeitnehmer tätig ist
• zur Prüfung der steuerlichen Behandlung von sogenannten Minijobs (ohne Privathaushalte)
• zur Prüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und
• zur Prüfung der Anwendung von Pauschalierungsvorschriften

Hinweis: Nicht Gegenstand der Lohnsteuer-Nachschau sind die Ermittlung der individuellen steuerlichen Verhältnisse der Arbeitnehmer, die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns und die Beschäftigungen in Privathaushalten.

Was darf der Prüfer?

Der Prüfer darf Grundstücke und Räume von Personen, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben, betreten. Die Lohnsteuer-Nachschau kann sich auch auf gemietete oder gepachtete Grundstücke und Räume sowie auf andere Orte, z. B. Baustellen, erstrecken. Auch Nebenräume wie Lager, Küchen oder Ruheräume dürfen betreten werden. Betriebliche und private Fahrzeuge dürfen hingegen nicht betreten werden, da es sich dabei nicht um Räume handelt.

Wohnräume dürfen nur in äußersten Notfällen betreten werden. Allerdings ist es zulässig, häusliche Arbeitszimmer oder Büros, die innerhalb einer ansonsten privat genutzten Wohnung belegen sind, auch dann zu betreten bzw. zu besichtigen, wenn sie nur durch die ausschließlich privat genutzten Wohnräume erreichbar sind.

Ein Betreten der Grundstücke und Räume ist während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten zulässig. Die Nachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn dort Arbeitnehmer anzutreffen sind.

Tipp: Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Lohnsteuer-Nachschau allerdings nicht. Das bloße Betreten oder Besichtigen ist aber noch kein Durchsuchen.

Mitwirkungspflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber muss Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen und Auskünfte erteilen, soweit dies zur Feststellung steuerlich erheblicher Sachverhalte notwendig ist. Auch Arbeitnehmer haben eine Mitwirkungspflicht. Sie müssen Auskunft über Art und Höhe ihrer Einnahmen zu geben und auf Verlangen Bescheinigungen über den Lohnsteuerabzug sowie Belege über bereits entrichtete Lohnsteuer vorlegen.

Auf elektronische Daten des Arbeitgebers darf der Prüfer jedoch nur zugreifen, wenn der Arbeitgeber zustimmt. Stimmt der Arbeitgeber dem Datenzugriff nicht zu, kann der Prüfer allerdings verlangen, dass ihm die erforderlichen Unterlagen unverzüglich in Papierform vorgelegt werden.

Übergang zur Lohnsteuer-Außenprüfung

Geben die bei der Lohnsteuer-Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung übergegangen werden. Dies liegt im Ermessen des Prüfers. Auf den Übergang zur Außenprüfung muss er schriftlich hinweisen. Insbesondere sind der Prüfungszeitraum und der Prüfungsumfang anzugeben.

Ein Übergang zur Außenprüfung erfolgt meist,

• wenn erhebliche Fehler beim Steuerabzug vom Arbeitslohn festgestellt wurden,
• wenn der für die Besteuerung maßgebliche Sachverhalt nicht abschließend geprüft werden kann,
• wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommt oder
• wenn die Ermittlung von Sachverhalten aufgrund des fehlenden Datenzugriffs nicht oder nur erschwert möglich ist.

Verfahrensrechtliche Fragen

Im Gegensatz zu einer Außenprüfung hemmt der Beginn der Lohnsteuer-Nachschau nicht den Ablauf der Festsetzungsfrist. Auch muss, soweit eine Steuer unter dem Vorbehalt der Nachprüfung festgesetzt worden ist, dieser nach Durchführung der Lohnsteuer-Nachschau nicht aufgehoben werden.