Freiflüge und andere Bonusprogramme korrekt abrechnen
Bei nasskaltem Regenwetter möchte nicht nur so mancher Arbeitnehmer für seinen Urlaub den Sommer zurückholen und in den warmen Süden fliegen. Auch für Dienstreisen sind Flüge manchmal unumgänglich. Vielfliegerprogramme honorieren häufiges Fliegen und bieten Prämien für Flugmeilen. Ähnliche Programme gibt es auch für Zugreisen oder Hotelübernachtungen. Und auch die Transportunternehmen selbst bieten häufig ihren Mitarbeitern vergünstigte Konditionen bei der Nutzung ihrer Flugzeuge, Hotels oder Züge. Alle diese Prämien können auch steuerliche Folgen haben. Die steuerliche Behandlung der Prämien hängt davon ab, ob sie beruflich oder privat genutzt werden und um welche Art von Prämie es sich handelt.
Grundsatz: Sachbezüge sind steuerpflichtig
Sachbezüge, die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhalten, sind grundsätzlich lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn. Sie sind mit dem günstigsten Marktpreis, d. h. mit dem um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort anzusetzen. Sachzuwendungen bis zu einem Wert von monatlich 50 Euro brutto können steuerfrei überlassen werden.
Erhält ein Arbeitnehmer auf Grund seines Dienstverhältnisses Waren oder Dienstleistungen, die vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht werden und deren Bezug nicht pauschal versteuert wird, besteht ein Wahlrecht des Arbeitgebers, wie diese Sachbezüge zu bewerten sind. Die Bewertung kann mit dem oben genannten günstigsten Marktpreis oder mit dem Endpreis (Ladenpreis) des Arbeitgebers, gemindert um einen pauschalen Abschlag von 4 Prozent und unter Anwendung eines Rabattfreibetrages in Höhe von 1.080 Euro erfolgen. Begünstigt sind nur eigene Waren oder Dienstleistungen des Arbeitgebers, d.h. der Arbeitgeber muss mit den Waren oder Dienstleistungen im eigenen Namen selbst Marktteilnehmer sein.
Freiflüge und Freifahrten vom Arbeitgeber
Handelt es sich bei dem Arbeitgeber um eine Fluglinie oder ein Transportunternehmen wie beispielsweise die Deutsche Bahn oder Lufthansa, kommen deren Arbeitnehmer oftmals in den Genuss von Freifahrten oder Freiflügen. Bei diesen handelt es sich um geldwerte Vorteile, die, soweit keine Pauschalversteuerung erfolgt, mit dem üblichen Preis am Abgabeort anzusetzen sind. Dabei darf der Rabattfreibetrag von maximal 1.080 Euro im Jahr in Anspruch genommen werden.
Der BFH hat klargestellt (Urteil vom 26. September 2019, VI R 23/17), dass dies auch für Fahrvergünstigungen gilt, die in dieser konkreten Form Kunden nicht angeboten werden. Denn es kommt auf die Art der Dienstleistung, hier die Personenbeförderung, an und nicht auf die Art der Fahrberechtigung, also des Tickets. Da die Personenbeförderung allen Kunden angeboten wird, darf der Rabattfreibetrag gewährt werden. Gleiches gilt für unentgeltlich oder verbilligt gewährte Flüge durch den Arbeitgeber. Der Rabattfreibetrag wird daher auch für den Fall anerkannt, dass die Freiflüge Mitarbeitern nicht unter den gleichen Bedingungen gewährt werden, wie betriebsfremden Fluggästen.
Der Rabattfreibetrag kommt jedoch nicht in Betracht, wenn die Lohnsteuer pauschaliert wird oder die Vergünstigungen Arbeitnehmern anderer Arbeitgeber zugutekommen, wie beispielsweise Mitarbeitern von Reisebüros.
Fliegen nach Durchschnittswerten
Alternativ zur Bewertung mit dem Ticketpreis unter Nutzung des Rabattfreibetrages können Fluglinien die Bewertung der Sachbezüge in Form von Freiflügen für ihre Mitarbeiter nach festgesetzten Durchschnittswerten vornehmen. Die Berechnung für die Jahre 2022 bis 2024 wurde im gleich lautenden Ländererlass vom 12. Mai 2021 veröffentlicht. Zunächst werden die Flugkilometer jedes einzelnen Fluges mit 0,04 Euro multipliziert. Der Multiplikator wird bei Flügen zwischen 4.000 und 12.000 Kilometern auf bis zu 0,03 Euro abgeschmolzen. Für Beschränkungen im Reservierungsstatus mit Vermerk („space available – SA – “) wird zusätzlich ein Abschlag von 40 Prozent (Ansatz mit 60 Prozent) gewährt. Für Beschränkungen im Reservierungsstatus ohne diesen Vermerk wird immerhin noch ein Abschlag von 20 Prozent (Ansatz mit 80 Prozent) gewährt. Der so ermittelte Durchschnittswert ist um 10 Prozent zu erhöhen. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind nur insoweit abzuziehen, als diese nicht auf Steuern, Flughafengebühren, Luftsicherheitsgebühren, sonstige Gebühren, sonstige Zuschläge oder Luftverkehrssteuern entfallen. Der Rabattfreibetrag darf nicht angesetzt werden.
Der Durchschnittswert darf auch angesetzt werden, wenn beispielsweise Lufthansa Mitarbeitern von Reisebüros diese Freiflüge gewährt, sofern sie die o.g. Beschränkungen im Reservierungsstatus aufweisen.
Private Nutzung dienstlicher Bonusprogramme
Aber nicht nur Mitarbeiter von Transportunternehmen oder Fluglinien können von verbilligten Dienstleistungen profitieren. Denn auf Dienstreisen gesammelte Bonusmeilen oder Vergünstigungen werden auch von Mitarbeitern anderer Unternehmen oftmals und gern privat für den eigenen Urlaub eingesetzt. Während für beruflich erflogene und verwendete Meilen keine Steuerpflicht entsteht, handelt es sich bei privat genutzten Prämien um einen grundsätzlich steuerpflichtigen geldwerten Vorteil.
Doch diese Sachprämien für Teilnehmer von Kundenbindungsprogrammen wie „Miles & More“ bleiben nach § 3 Nr. 38 EStG steuerfrei, soweit der Wert der Prämien 1.080 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigt. Einmalige Prämien sind nicht begünstigt. Andere Dienstleistungen im Rahmen dieses Programmes, wie Verbilligungen im Bahnverkehr oder verbilligte Hotelaufenthalte sind ebenfalls von der Steuerbefreiung erfasst.
Die steuerliche Erfassung dieser Sachbezüge ist komplex, da sie von Dritten zufließen und oft schwer genau zu bewerten sind. Daher gibt es die Möglichkeit der Pauschalierung. Dabei versteuert der Anbieter des Programms auf Antrag die geldwerten Vorteile pauschal mit 2,25 Prozent des vollen Prämienwerts. Die Pauschalversteuerung der Sachprämien hat Abgeltungswirkung für die Einkommensbesteuerung des Prämienempfängers. Viele Anbieter solcher Programme erklären vorab, dass sie die Steuer auf diese geldwerten Vorteile im Rahmen der Pauschalversteuerung übernehmen (siehe Lufthansa und Deutsche Bahn). Die erworbenen Bonuspunkte können somit unabhängig von ihrer Höhe ohne steuerliche Folgen für den Arbeitnehmer steuerfrei privat genutzt werden.
Hinweis: Die steuerfreien und pauschalbesteuerten geldwerten Vorteile aus Kundenbindungsprogrammen sind grundsätzlich auch sozialversicherungsfrei.
Steuerfrei heißt nicht arbeitsrechtlich auch erlaubt
Auch wenn diese Regelungen aus steuerlicher Sicht für Arbeitnehmer sehr erfreulich sind, heißt es nicht, dass sie auch arbeitsrechtlich erlaubt sind. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten daher stets die Arbeitsverträge und einschlägigen Betriebsvereinbarungen im Auge behalten. Denn untersagt der Arbeitgeber die Privatnutzung der erlangten Bonusvorteile, muss der Arbeitnehmer diese herausgeben bzw. ausschließlich für betriebliche Zwecke einsetzen (Bundesarbeitsgericht vom 11. April 2006, 9 AZR 500/05).
