Schon seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten und Dienstleister gegenüber Behörden und öffentlichen Einrichtungen ihre Leistungen mittels E-Rechnung abrechnen. Die entsprechenden Regelungen finden sich in der E-Rechnungsverordnung vom 13. Oktober 2017. Um bei der Vielzahl der Behörden und Einrichtungen eine korrekte Zuordnung der Rechnung zu gewährleisten, ist die sogenannte Leitweg-ID als Pflichtangabe in der E-Rechnung mit anzugeben.

Hinweis: Die Verwendung der E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern ist separat im Umsatzsteuergesetz geregelt. Eine Leitweg-ID ist hierfür nicht notwendig.

Ausnahmen von der E-Rechnung an Behörden

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung der Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27. November 2020. Die Ausnahmen werden in der E-Rechnungsverordnung geregelt. So müssen Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro nicht als E-Rechnung gestellt werden.

Auch Rechnungen, die geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland enthalten, müssen nicht als E-Rechnung übersandt werden. Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

Auf welchem Weg erfolgt die Übermittlung?

Mit der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) stehen zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung, über die Rechnungen an die Bundesverwaltung und öffentliche Einrichtungen übermittelt werden können. Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung, wie beispielsweise Bundesministerien, empfangen E-Rechnungen an der ZRE. Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, wie beispielsweise Krankenkassen, empfängt E-Rechnungen über die OZG-RE.

Vor der Übermittlung einer Rechnung ist sicherzustellen, dass die richtige Plattform verwendet wird. Die Verwaltung hat Übersichten über die an die ZRE angebundenen und an die OZG-RE angebundenen Einrichtungen erstellt.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Kennung, die eine Weiterleitung der E-Rechnung durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes an die angeschlossenen Systeme der Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung ermöglicht. Die Leitweg-ID wird im Standard XRechnung im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung übermittelt werden.

Wichtig: Rechnungssteller an die Bundesverwaltung benötigten keine eigene Leitweg-ID.

Was sind die Vorteile der Leitweg-ID?

Mit der Einführung der E-Rechnung verfolgt die öffentliche Verwaltung das Ziel, Prozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen. Die Leitweg-ID ist dabei unverzichtbar, da sie:

• die Identifikation des Rechnungsempfängers sicherstellt: Jede Behörde erhält eine spezifische Leitweg-ID, die eine eindeutige Adressierung ermöglicht.
• die Verarbeitung der Rechnungen automatisiert: Dank der Leitweg-ID können Rechnungen direkt in die Systeme der Behörde integriert und schneller bearbeitet werden.
• Fehlleitungen und Missverständnisse minimiert: Die eindeutige Zuordnung reduziert das Risiko von Verzögerungen durch manuelle Fehler.

Wie ist die Leitweg-ID aufgebaut?

Die Leitweg-ID setzt sich grundsätzlich aus der Grobadressierung (bis zu 12 Ziffern), der Feinadressierung (bis zu 30 Ziffern) und der Prüfziffer (2 Ziffern) zusammen. Anhand der so genannten Grobadressierung wird unterschieden, ob der Rechnungsempfänger zur Bundesverwaltung oder zu einem Bundesland gehört.

Wie erhalten Rechnungssteller die Leitweg-ID?

Unternehmen, die mit Behörden abrechnen möchten, müssen die Leitweg-ID direkt bei der jeweiligen Behörde anfragen. Eine zentrale Datenbank existiert nicht. Manche Einrichtungen wie Krankenkassen veröffentlichen die Leitweg-ID auch auf ihrer Internetseite. Oftmals werden die Leitweg-IDs über zentrale Portale oder auf Anfrage schriftlich mitgeteilt.

Wie integriere ich die Leitweg-ID in meine Abrechnung?

Die Leitweg-ID sollte nach Erhalt in die Stammdaten des Rechnungsempfängers im jeweiligen Abrechnungssystem eingepflegt werden. Bei Fragen wenden Sie sich gern an Ihren Softwareanbieter.

Fazit

Unternehmer, die gegenüber Behörden oder Verwaltungen abrechnen, sollten frühzeitig die Leitweg-ID bei ihren Vertragspartnern erfragen. Durch die sorgfältige Vorbereitung profitieren alle Beteiligten von den Vorteilen eines modernen und sicheren Rechnungswesens.