Schon seit Jahren müssen Sozialversicherungsmeldungen, Jahresmeldungen zur Sozialversicherung und zur Unfallversicherung, der elektronische Lohnnachweis zur Unfallversicherung sowie Lohnsteueranmeldungen auf digitalem Wege übermittelt werden. Doch die Lohnakte mit all ihren Verträgen und Unterlagen wird überwiegend noch in Papier geführt. Das wird sich ändern. Auch begleitende Entgeltunterlagen müssen ab dem 1. Januar 2022 in elektronischer Form vorliegen. Das ist notwendig, damit die verpflichtende elektronische Betriebsprüfung der Sozialversicherung in 2023 starten kann. Arbeitgeber müssen sich darauf einstellen, die entsprechenden Unterlagen zu digitalisieren. Aber auch Arbeitnehmer sind betroffen, denn es geht vielfach um Unterlagen, die sie ihrem Arbeitgeber künftig elektronisch einreichen müssen.

Zu den elektronisch vorzuhaltenden Unterlagen und Nachweisen gehören:

• Unterlagen zu einer Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht
• Kopien von Anträgen auf Statusfeststellung
• Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
• Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Nachweise der Elterneigenschaft
• Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz
• Immatrikulationsbescheinigungen bei Werkstudenten

Prüfen Sie, ob Sie bereits gerüstet sind, die erforderlichen Unterlagen digital bereitzuhalten. Es ist zwar möglich, sich bis Ende 2026 von der Verpflichtung zur elektronischen Führung der begleitenden Entgeltunterlagen befreien zu lassen. Dafür müssen Arbeitgeber einen Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen. Eine Befreiung wird dabei aber nur in begründeten Ausnahmefällen möglich sein, z. B. weil das Unternehmen in naher Zukunft aufgegeben werden soll.