Bereits vor 10 Jahren hatten Unternehmer gehofft, Unterlagen eher vernichten zu können. Doch damals scheiterte die geplante Verkürzung der Aufbewahrungspflichten. Im Zeichen des Bürokratieabbaus wurde nunmehr aber gesetzlich geregelt, dass Kaufleute nach den handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen Buchungsbelege künftig nur noch acht statt bislang zehn Jahre aufbewahren müssen. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen zum Zollkodex sind zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und die sonstigen Unterlagen (Handels- und Geschäftsbriefe) sechs Jahre aufzubewahren. Analog wird die umsatzsteuerliche Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen – auch für die E-Rechnungen – an die geänderte Aufbewahrungsfrist angepasst.

Hinweis: Die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die jeweiligen Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. In Ausnahmefällen müssen Unterlagen jedoch noch länger aufbewahrt werden, z. B. wenn das Besteuerungsverfahren durch eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen ist. Daneben sollten Unterlagen, die dauerhaft von Bedeutung sind, so lange archiviert werden, wie sie steuerlich relevant sein können (z. B. Mietverträge, Darlehensverträge, Gesellschaftsverträge). Und bei allen Coronahilfen muss genau geschaut werden, welche Aufbewahrungsfristen für die Bescheide und damit auch für die diesen zugrundliegenden Unterlagen zu beachten sind.