Alle Unternehmen, die ihren Gewinn durch das Aufstellen einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung ermitteln, müssen alle Aufwendungen und Erträge nach dem Zeitpunkt ihrer wirtschaftlichen Verursachung erfassen. Ob eine Rechnung bereits ausgestellt oder bezahlt wurde, spielt dabei keine Rolle. Das gilt für die laufende Buchhaltung und führt auch im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten zu notwendigen Abgrenzungen. Denn zwischen einer erbrachten Leistung oder Lieferung und dem Zahlungseingang oder einer bezogenen Leistung und deren Bezahlung kommt es oftmals zu zeitlichen Differenzen. In der Bilanz werden daher Forderungen und Verbindlichkeiten erfasst. Es gibt aber auch eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen, die nicht nur einem einzelnen Datum oder Monat zuzuordnen sind, sondern einen längeren Zeitraum betreffen, auch jahresübergreifend, wie z. B. Versicherungsprämien (Haftpflicht, Betriebsunterbrechungsversicherung, Gebäudeversicherung, Rechtsschutzversicherung), Kfz-Steuer, Abos. In diesen Fällen sind Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden.

Beispiel 1:
Die Versicherung für das Firmengebäude mit einer Jahresprämie in Höhe von 1.200 € ist im Oktober 2021 fällig und wird fristgerecht bezahlt. Auf jeden Monat entfällt damit ein periodengerechter Aufwand in Höhe von 100 €, insgesamt also 300 € auf das Jahr 2021. 900 € sind als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten im Jahresabschluss 2021 zu buchen, da dieser Aufwand erst in 2022 anfällt.

Beispiel 2:
Ein Tennisclub vereinnahmt im Oktober 2021 die Beiträge für Jahresmitgliedschaften in Höhe von 12.000 €. Auf jeden Monat entfällt damit ein periodengerechter Ertrag in Höhe von 1.000 €, insgesamt also 3.000 € auf das Jahr 2021. 9.000 € sind als passiver Rechnungsabgrenzungsposten im Jahresabschluss 2021 zu buchen, da dieser Ertrag erst in 2022 entsteht.

BFH kippt Vereinfachungsregelung
Rechnungsabgrenzungsposten sind für alle Zu- bzw. Abflüsse zu bilden, bei denen der Ertrag bzw. Aufwand vollständig oder zumindest teilweise im nächsten Wirtschaftsjahr entsteht. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, oder ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr gewählt wurde, wie beispielsweise in der Land- und Forstwirtschaft. Und es gibt auch keine Bagatellgrenze für Fälle von geringer Bedeutung. Das entschied kürzlich der Bundesfinanzhof. Viele Jahre orientierte sich die Rechtsprechung an der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (410 Euro bis 2017 und 800 € ab 2018) und beanstandete es nicht, wenn für Zahlungen bis zur Geringfügigkeitsgrenze keine aktiven bzw. passiven Rechnungsabgrenzungsposten gebildet wurden. Doch dafür gibt es keine rechtliche Grundlage. Die Bundesfinanzrichter argumentierten, dass Rechnungsabgrenzungsposten auch nach den geltenden Grundsätzen der Wesentlichkeit und der Verhältnismäßigkeit nicht nur in wesentlichen Fällen zu bilden sind. Auch für kleine Beträge, wie beispielsweise Kfz-Steuern, müssen somit künftig stets aktive Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden.

Fehlende Rechnungsabgrenzung kann zu Steuernachzahlungen führen
Werden aktive Rechnungsabgrenzungsposten nicht gebildet, stimmt der Gewinn des Wirtschaftsjahres nicht. Es wird ein zu geringer Gewinn ausgewiesen. Das bedeutet, es werden zu wenig Steuern gezahlt. Im Falle einer Betriebsprüfung besteht daher das Risiko einer Steuernachzahlung und deren Verzinsung, auch wenn die Höhe der Zinsen aufgrund der aktuellen Entscheidung des Bundesverfassungsgerichtes derzeit unklar ist. Da die meisten Fälle regelmäßig anfallende Prämien, Beiträge u. ä. betreffen, handelt es sich isoliert betrachtet allerdings in der Regel nur um einen temporären Effekt, der sich im nächsten bzw. den nächsten Jahren wieder ausgleicht. Für die Finanzbuchhaltung und Erstellung der Jahresabschlüsse erhöht sich aber auf jeden Fall der Arbeitsaufwand, um jeden geringfügigen Betrag periodengerecht abzugrenzen.

Hinweis: Unternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, müssen keine Rechnungsabgrenzungsposten bilden, da es bei ihnen in der Regel auf den Zufluss bzw. Abfluss der Zahlungen ankommt.