Die Lohnsteuer darf unter bestimmten Voraussetzungen statt nach den individuellen Besteuerungsmerkmalen pauschal ermittelt werden. Der Arbeitgeber ist Schuldner der pauschalen Lohnsteuer und in der Regel trägt der Arbeitgeber auch die anfallende Pauschsteuer. Er kann sie aber auch auf den Arbeitnehmer abwälzen. Der pauschal besteuerte Arbeitslohn und die pauschale Lohnsteuer bleiben bei einer Veranlagung zur Einkommensteuer und beim Lohnsteuer-Jahresausgleich außer Ansatz. Die pauschale Lohnsteuer ist weder auf die Einkommensteuer noch auf die Jahreslohnsteuer anzurechnen. Die Lohnsteuerpauschalierung kann mit festen oder mit gesondert ermittelten Pauschsteuersätzen erfolgen.

Pauschalierung nach festen Sätzen

Der Arbeitgeber kann die Steuer pauschal mit einem Satz von 25 Prozent für folgende Arbeitslohnbestandteile erheben:

• Unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten,
• Betriebsveranstaltungen,
• Erholungsbeihilfen,
• Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeit, soweit die Vergütungen die steuerfreien Pauschalen um nicht mehr als
  100 Prozent übersteigen,
• Unentgeltliche oder verbilligte Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten (z. B. PC, Smartphone) zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (Hinweis: abweichend davon ist die Überlassung steuerfrei),
• Übereignung von Fahrrädern (Hinweis: abweichend davon ist die Überlassung steuerfrei),
• Übereignung von Ladevorrichtungen für das elektrische Aufladen von Fahrzeugen (Hinweis: abweichend davon ist die Überlassung steuerfrei),
• Zuschüsse für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im Linienverkehr sowie für (auch private) Fahrten im ÖPNV ohne Anrechnung auf die Entfernungspauschale

Mit einem Satz von 15 Prozent können folgende Arbeitslohnbestandteile pauschal besteuert werden:

• Firmenwagengestellung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
• Zuschüsse zu Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, z. B. mit dem privaten Pkw, mit Anrechnung auf die Entfernungspauschale

Bei Arbeitnehmern, die nur kurzfristig beschäftigt werden, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von
25 Prozent des Arbeitslohns erheben. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer bei dem Arbeitgeber gelegentlich, d. h. nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt wird. Die Dauer der Beschäftigung darf 18 zusammenhängende Arbeitstage und der Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer 150 Euro durchschnittlich je Arbeitstag nicht übersteigen. Eine Pauschalierung ist auch möglich, wenn die Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich wird. Bei geringfügig Beschäftigten, bei denen der Arbeitgeber einen Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung in Höhe von 15 Prozent oder
5 Prozent zu entrichten hat, kann die Lohnsteuer pauschal in Höhe von 2 Prozent entrichtet werden. Für Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft ist eine Pauschalierung mit 5 Prozent möglich.

Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer

Wird die Lohnsteuer pauschal berechnet, ist auch der Solidaritätszuschlag pauschal zu erheben. Die für die individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale in Bezug auf den Solidaritätszuschlag geltenden Freigrenzen sind bei der Pauschalbesteuerung nicht anwendbar. Es fällt somit stets 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag an.

Bei der Kirchensteuer hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht zwischen dem vereinfachten Verfahren und dem Nachweisverfahren. Die Wahl zwischen diesen Verfahren kann der Arbeitgeber sowohl für jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum als auch für die jeweiligen Vorschriften und Tatbestände unterschiedlich treffen.

Das vereinfachte Verfahren kann nur einheitlich für alle Arbeitnehmer angewandt werden. Dabei ist ein ermäßigter Steuersatz anzuwenden, der in pauschaler Weise dem Umstand Rechnung trägt, dass nicht alle Arbeitnehmer kirchensteuerpflichtig sind. Der ermäßigte Steuersatz unterscheidet sich nach Bundesland.

 Beim Nachweisverfahren wird auf die individuelle Kirchenmitgliedschaft eines jeden Arbeitnehmers abgestellt. Für Arbeitnehmer, die nicht kirchensteuerpflichtig sind, ist keine Kirchensteuer auf die pauschale Steuer zu entrichten; für die übrigen Empfänger gilt der allgemeine Kirchensteuersatz von 8 bzw. 9 Prozent.

Sozialversicherungsrechtliche Folgen

Die pauschal versteuerten Arbeitslohnbestandteile sind auch in der Sozialversicherung beitragsfrei, sofern diese vom Arbeitgeber oder einem Dritten in der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum pauschal besteuert werden. Eine nachträgliche Änderung der Entgeltabrechnung und Pauschalierung des Arbeitslohns führt nur dann zur Beitragsfreiheit, wenn die Abrechnung steuerrechtlich noch geändert werden kann. Dies ist regelmäßig nur bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung, also längstens bis Ende Februar des Folgejahres, möglich. Eine spätere Änderung der Besteuerung, z. B. im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung, führt nicht zu einer nachträglichen Beitragsfreiheit.

 Pauschalierung nach besonders ermittelten Sätzen

Gewährt ein Arbeitgeber sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen, kann er die darauf entfallende Lohnsteuer pauschal nach einem besonders ermittelten Satz erheben. Die sonstigen Bezüge dürfen dafür nicht mehr als 1.000 Euro im Kalenderjahr betragen. Die Pauschalierung ist beim Betriebsstättenfinanzamt zu beantragen. Pauschal besteuerte sonstige Sachbezüge sind nur beitragsfrei, wenn es sich nicht um einmalig gezahltes Arbeitsentgelt handelt. Der besonders ermittelte Steuersatz wird auch bei Nacherhebungen von Lohnsteuer aufgrund von Lohnsteuer-Außenprüfungen angewendet. Diese Pauschalierung führt aber stets zur Beitragspflicht. Die Sozialversicherungsbeiträge sind in voller Höhe zu entrichten, wobei der Arbeitgeber regelmäßig sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil finanziell zu tragen hat.