Spätestens seit dem Jahr 2023 müssen elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Und mit der Einführung der TSE-Pflicht hatte die Finanzverwaltung eigentlich auch eine Meldepflicht für entsprechende Kassensysteme geplant. Doch diese wurde immer wieder ausgesetzt. Jetzt soll es aber tatsächlich losgehen. Das Mitteilungsverfahren steht ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung. Für Altfälle gibt es eine Übergangsregelung. Die Meldepflicht bringt insbesondere für Einzelhändler, Dienstleister, Hoteliers und Gastronomen, aber auch alle anderen Unternehmer, die elektronische Kassensysteme nutzen, erneut bürokratischen Aufwand mit sich.

Kassenmeldepflicht beim Finanzamt

Die Finanzverwaltung hat im Gesetz eine Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme vorgesehen, um herauszufinden, welche Kassensysteme und technische Sicherheitseinrichtungen eingesetzt werden. Auch wie alt diese Systeme und wie sie miteinander vernetzt sind, interessiert die Finanzverwaltung. Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit der entsprechenden Daten wird über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt.

Gesetzliche Vorgaben

Innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Leasingbeginn bzw. Außerbetriebnahme oder Leasingende müssen laut Gesetz dem Finanzamt die folgenden Informationen mit amtlichem Formular übermittelt werden:

• Name des Steuerpflichtigen,
• Steuernummer des Steuerpflichtigen,
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Datum der Anschaffung,
• Datum der Außerbetriebnahme (Verkauf, endgültiger Defekt, Verlust durch Brand oder Diebstahl, Nutzung in einer anderen Betriebsstätte)

Bei jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung zu übermitteln. Gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme stehen angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen gleich.

Übergangsregelung der Finanzverwaltung

Die Finanzverwaltung gewährt noch sechs Monate Schonfrist. Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme ist die Mitteilung erst bis zum 31. Juli 2025 vorzunehmen. Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind dann jedoch innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden. Dies gilt ebenfalls für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme.

Wegstreckenzähler und Taxameter

Die oben dargestellten Regelungen gelten grundsätzlich auch für Wegstreckenzähler und Taxameter. Ausgenommen sind jedoch Taxameter und Wegstreckenzähler, die ohne eine technische Sicherheitseinrichtung verwendet werden und für die die Nichtbeanstandungsregelung der Finanzverwaltung (längstens bis 31. Dezember 2025) in Anspruch genommen wird. Bei Taxametern und Wegstreckenzählern ist bei dem elektronischen Aufzeichnungssystem auch das jeweilige Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs mitzuteilen.

Was Unternehmer jetzt tun sollten

Da die Mitteilung von Aufzeichnungssystemen im Bestand bis spätestens 31. Juli 2025 vorzunehmen ist, sollten sich Unternehmer bis zur Freischaltung des Mitteilungssystems am 1. Januar 2025 eine Übersicht über alle in ihren Betriebsstätten eingesetzten Systeme verschaffen und die von der Finanzverwaltung geforderten Daten zusammenstellen. So können diese dann schnell ins System eingepflegt und übersandt werden.