Ob als teambildende Maßnahme oder als Dank für die gute Arbeit – Gelegenheiten zum Feiern gibt es viele. Und so ist das alljährliche Sommerfest oder auch ein Ausflug ins Grüne in vielen Unternehmen schon Tradition. Bei der Organisation der Betriebsveranstaltung spielen natürlich auch die Kosten eine wichtige Rolle. Wieviel will das Unternehmen ausgeben und was ist steuerlich zu beachten?

Kosten der Feier sind Betriebsausgaben
Für den Unternehmer sind die mit einer Betriebsveranstaltung verbundenen Aufwendungen grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar. Dabei spielt es keine Rolle, wie oft gefeiert wird und wieviel das Ganze kostet, soweit es sich um übliche und angemessene Aufwendungen handelt. Werden (auch) betriebsfremde Gäste, wie Geschäftsfreunde oder Arbeitnehmer verbundener Unternehmen eingeladen, sind für diese allerdings die Abzugsbeschränkungen für Geschenke und geschäftlich veranlasste Bewirtungen zu beachten: 30 % der auf diesen Teilnehmerkreis entfallenden Bewirtungsaufwendungen dürfen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Auch bei Geschenken im Wert von über 50 Euro (Jahresbetrag) gibt es ein Betriebsausgabenabzugsverbot.

Betriebsveranstaltungen können Arbeitslohn sein
Für Arbeitnehmer ist es nicht ganz so einfach. Bei ihnen kann die Betriebsveranstaltung zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen. Nach dem Einkommensteuergesetz gehören Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit.

Nur zweimal im Jahr steuerfrei feiern
Bis zu zweimal jährlich dürfen Arbeitgeber mit ihren Mitarbeitern „steuerfrei“ feiern, wenn die Kosten den Bruttobetrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Mitarbeiter nicht übersteigen und die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Mitarbeitern gleichermaßen offensteht. Wird der Freibetrag eingehalten, fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an. Die ab 2024 geplante Erhöhung des Freibetrags auf 150 Euro wurde leider nicht umgesetzt.

Absagen können Steuerfreiheit kosten
Als Vorteil sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen. So sind auch die Kosten für Raummiete, Künstler, Trinkgelder, anwesende Sanitäter sowie Beförderungskosten mit einzubeziehen. Werden auch die Partner der Mitarbeiter eingeladen, sind die hierfür anfallenden Kosten den jeweiligen Mitarbeitern einzeln hinzuzurechnen. Ein weiteres Problem stellen plötzliche Absagen dar. Denn nehmen ursprünglich angemeldete Mitarbeiter plötzlich doch nicht an der Feier teil, werden die sogenannten No-Show-Kosten den teilnehmenden Mitarbeitern zugerechnet – und übersteigen unter Umständen schnell den Freibetrag von 110 Euro.

Geschenke fallen in 110 Euro-Freibetrag
Auch bei Geschenken, die im Rahmen einer Betriebsfeier verteilt werden sollen, ist vorheriges Kalkulieren angezeigt. Geschenke im Wert von bis zu 60 Euro sind steuerfrei, wenn die auf den einzelnen Mitarbeiter entfallenden Aufwendungen insgesamt (Feier und Geschenk) den Freibetrag von 110 Euro nicht überschreiten. Bei Geschenken über 60 Euro muss stets geprüft werden, ob sie tatsächlich anlässlich der Betriebsveranstaltung verteilt werden oder ob diese nur die Gelegenheit bietet, Geschenke zu übergeben. Nur im ersten Fall ist die Lohnsteuerpauschalierung zulässig.

Teure Feiern sind lohnsteuerpflichtig
Liegen die Kosten je Mitarbeiter über 110 Euro oder werden mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr durchgeführt, ergeben sich für den Mitarbeiter steuerpflichtige geldwerte Vorteile. Diese können auch nicht durch die monatliche Sachbezugsgrenze in Höhe von 50 Euro aufgefangen wer-den, sondern müssen grundsätzlich versteuert werden. Auch der Übertrag eines nicht ausgenutzten Freibetrags auf eine andere Veranstaltung ist leider nicht möglich.

Lohnsteuer kann pauschaliert werden
Damit dem Mitarbeiter der Steuerabzug jedoch erspart bleibt, kann der Arbeitgeber die Vorteile pauschal versteuern und die Pauschsteuer von 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer übernehmen. Die Pauschalierung der Lohnsteuer ist nach einem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) sogar zulässig, wenn eine Betriebsveranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offensteht, sondern nur einem eingeschränkten Teilnehmerkreis, z. B. dem Vorstand oder oberen Führungskreis des Unternehmens. Nur für den Freibetrag muss die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern offenstehen, für die Pauschalierung gibt es keine analoge gesetzliche Regelung. Ob der Gesetzgeber diese – möglicherweise ungewollte – Regelungslücke schließt, bleibt abzuwarten.

Pauschalierungszeitpunkt ist zu beachten
Wird die Lohnsteuer für die Vorteile aus einer Betriebsveranstaltung pauschaliert, fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an, vorausgesetzt, die Pauschsteuer wird vom Arbeitgeber zeitnah im Lohnabrechnungszeitraum der Leistung erhoben und gezahlt. Wenn eine Lohnsteuerpauschalierung hingegen erst im Rahmen einer Betriebsprüfung vorgenommen werden soll, entfällt die Sozialversicherungsfreiheit. Die bloße Möglichkeit der pauschalen Besteuerung reicht für die Beitragsfreiheit nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht aus, sie muss tatsächlich und mit der Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Diese seit 2016 geltende Regelung hat das Bundessozialgericht (BSG) in einem aktuellen Urteil bestätigt.

Billigkeitsregelung derzeit unsicher
Bisher haben die Sozialversicherungsträger eine kleine Schonfrist gewährt. Die Sozialversicherungsfreiheit blieb erhalten, wenn die Pauschalierung bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres (Abgabefrist der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung) nachgeholt wurde. Bis zu diesem Zeitpunkt ist eine lohnsteuerpflichtige Behandlung von Arbeitsentgeltbestandteilen durch den Arbeitgeber noch zulässig und das Sozialrecht folgte insoweit dem Steuerrecht. Es bleibt zu hoffen, dass die Sozialversicherungsträger auch nach dem aktuellen BSG-Urteil die Billigkeitsregelung beibehalten.

110 Euro-Grenze für Vorsteuerabzug zu beachten
Bis Ende 2014 waren die 110 Euro für Betriebsveranstaltungen für die Umsatz- und Lohnsteuer eine Freigrenze. Das bedeutete: Kein Vorsteuerabzug aus den Kosten einer Betriebsveranstaltung, wenn die Aufwendungen die 110 Euro-Grenze pro Mitarbeiter übersteigen. Für die Lohnbesteuerung wurde die 110 Euro-Freigrenze in einen Freibetrag geändert, sodass nur die 110 Euro übersteigenden Vorteile zur Steuerpflicht führen. Im Umsatzsteuerrecht gilt das nicht. Der Vorsteuerabzug ist also nur möglich, wenn die Kosten die Freigrenze von 110 Euro je Teilnehmer nicht überschreiten.