Viele Unternehmen erbringen auch Lieferungen und Leistungen im Ausland. In dem anderen Land ist dabei oft gar keine Registrierung zur Umsatzsteuer notwendig. Entweder handelt es sich innerhalb der Europäischen Union um steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen oder um im anderen Land steuerbare Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet. Das klingt zunächst einfach, hat aber einige Haken.

Strenge Anforderungen an Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen

Innergemeinschaftliche Lieferungen sind nur steuerfrei, wenn der Empfänger der Leistung tatsächlich in einem anderen Mitgliedstaat umsatzsteuerlich registriert ist und explizit eine USt-IdNr. für die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung verwendet. Die Angaben auf dem Briefbogen genügen dafür nicht. Dem leistenden Unternehmer muss somit bei Beginn der Lieferung eine gültige USt-IdNr. des Erwerbers vorliegen. Zudem muss er die innergemeinschaftliche Lieferung in einer zusätzlichen Steuererklärung, der Zusammenfassenden Meldung (ZM), vollständig und zutreffend erfassen. Andernfalls kann die Steuerfreiheit rückwirkend aberkannt werden. Je nach der Höhe der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sind die Meldungen monatlich, quartalsweise oder jährlich bis zum 25. des Folgemonats abzugeben. Dabei sind die Meldungen nicht mit Zahlungen verbunden.

Vorsteuer nur im Vergütungsverfahren erstattbar

Es gibt noch einen weiteren Haken. Vorsteuerbeträge, die für im Ausland empfangene Lieferungen und Leistungen in Rechnung gestellt wurden, können nicht in der deutschen Umsatzsteuervoranmel­dung geltend gemacht werden. Dies gilt insbesondere für Vorsteuerbeträge, die einem Unternehmer im Rahmen einer Dienstreise ins Ausland in Rechnung gestellt werden, ohne dass er in diesem Land überhaupt Umsätze erzielt. Abhilfe schafft hier das Vorsteuervergütungsverfahren innerhalb der Europäischen Union.

Für alle Länder der Europäischen Union endet am 30. September 2023 die Antragsfrist auf Vorsteuererstattung für das Jahr 2022. Der Antrag ist in elektronischer Form beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einzureichen. Innerhalb von 15 Tagen entscheidet das BZSt über die Weiterleitung des Antrags an den Erstattungsstaat. Jahresanträge auf Vorsteuererstattung können erst ab mindestens 50 Euro Vorsteuer pro Vergütungsstaat gestellt werden

Tipp:

Für Unternehmer, die erstmalig die Vorsteuervergütung im Rahmen des elektronischen Verfahrens beantragen, ist eine Registrierung beim BZSt erforderlich. Diese Registrierung wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir empfehlen daher, nicht bis zum letzten Tag zu warten, um eine fristgerechte Antragstellung bis zum 30. September 2023 zu gewährleisten. Für Unternehmen, die bereits am elektronischen Verfahren teilgenommen haben, ist eine erneute Registrierung nicht erforderlich. Weitergehende Informationen finden Sie auf der Website des BZSt. Aber Achtung: Eine Vorsteuererstattung im Vergütungsverfahren scheidet aus, wenn ein Unternehmer mit seinen im anderen Mitgliedstaat erzielten Umsätzen registrierungspflichtig war, dieser Pflicht aber bisher nicht nachgekommen ist.

Großbritannien ist Drittland

Die Mitgliedschaft Großbritanniens in der Europäischen Union ist mit Ablauf des 31. Januar 2020 beendet worden. Für den Warenverkehr mit Nordirland gelten über den 31. März 2021 hinaus Sonderregelungen. Für Großbritannien kann die Vorsteuervergütung für Zeiträume ab dem 1. Januar 2021 nur noch über GOV.UK beantragt werden. Der Vergütungsantrag muss einen Zeitraum von mindestens drei Monaten umfassen. Der maximale Vergütungszeitraum umfasst dabei, abweichend vom Kalenderjahr, den Zeitraum eines Jahres vom 1. Juli bis zum 30. Juni des Folgejahres (prescribed year). Es ist somit ein abweichendes Wirtschaftsjahr zu berücksichtigen. Für aktuelle Vorsteuervergütungsanträge in Großbritannien gelten die folgenden Fristen:

• Zeitraum 1. Juli 2022 bis 30. Juni 2023 – Ausschlussfrist: 31. Dezember 2023
• Zeitraum 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2024 – Ausschlussfrist: 31. Dezember 2024